システム導入で複雑な年末調整業務もこわくない！

年末調整の業務は複雑で、スタッフとのやり取りや書類チェック、システムへの入力など業務量も多く忙しい時期です。そのような年末調整の業務を人材派遣管理システムの導入で効率化することができます。今回はシステム導入のメリットをご紹介します。

システム導入で年末調整の業務を効率化

年末調整の業務は申告書の配布から内容のチェック、差し戻し作業、システムへの入力など手間が多いものです。人材派遣管理システムであれば、忙しい時期の業務量を大幅に削減することができます。

人材派遣管理システムは通常の給与計算もシステムで行うことができるため、その情報に基づき対象者の抽出を行うことができます。しかし、給与計算を別システムで行っている場合、他のツールを使って対象者を絞り込む作業が必要です。人材派遣管理システムを利用することで、この作業がなくなり業務効率をアップすることができます。

また、申告をシステムで行うことができれば、用紙を印刷してスタッフへ郵送する手間や未提出者の確認などの作業に割く時間が必要なくなります。これらの業務がなくなるだけでも業務量は非常に減りますし、スマートフォンから申告が可能であればスタッフも簡単に入力や提出を行うことができるためスタッフからも評判が良いです。

そして紙の申告書の場合には内容確認も非常に時間がかかる作業ですが、これもシステムを利用することでスムーズに行うことが可能です。提出自体に時間がかかることもありますし、金額の記入間違いや印鑑漏れなどがあると本人へ差し戻し再提出の連絡が必要になります。システムを導入すれば提出された内容はすぐにチェックできますし、ミスがあってもすぐに修正依頼をして本人が訂正をするだけで済みます。

システム導入にあたって注意が必要なこと

年末調整にシステム導入をすることはメリットばかりですが、年末調整の情報を電子保存する場合は何点か注意しなければならないことがあります。まず、承認申請書を税務署へ提出する必要があります。電子保存をするためには承認申請書を事前に提出し、税務署から承認を得なければなりません。承認は申請書の提出後は、翌月末日までに何も連絡がなければ承認ということになるため、早めの提出が必要です。

次に源泉徴収票を電子交付や電子閲覧に切り替える場合、スタッフからの事前承諾も必要です。システムを導入すると源泉徴収票を電子交付にしたり電子閲覧にしたりできますが、これはスタッフに事前承諾を得る必要があります。承諾を得るには承諾書に電子化する書類の名称や電子交付する方法、受信者ファイルへの記録方法、交付予定日、交付開始日などを記載すべきとされています。

また、源泉徴収票はいつでも印刷できるようにしておく準備が必要です。スタッフが確定申告を行う場合は会社から印刷されたものが必要になるからです。確定申告は医療費控除を受ける場合や住宅ローンを組んだ初年度に行わなければならないため、スタッフから依頼される場合があります。依頼されてから準備をしていては交付に時間がかかってしまうため、源泉徴収票はいつでも紙で交付することができるように準備をしておきましょう。

紙での管理が削減し業務量やミスを減らせる

年末調整を紙で行っている場合は給与所得者の扶養控除等申告書や給与所得者の配偶者控除等申告書、給与所得者の保険料控除申告書などをスタッフに配布しなければなりませんでした。しかし、システム導入をするとこれらを電子化して管理することができます。

給与所得者の扶養控除等申告書は扶養家族を申告するもので、扶養控除などの所得控除を受けるために必要です。給与所得者の配偶者控除等申告書は配偶者の収入を記載して配偶者控除や配偶者特別控除を受けるために必要です。給与所得者の保険料控除申告書は生命保険料や地震保険料、社会保険料の支払額を記載することでこれらの控除を受けることができます。

以上のように配布の手間がなくなりますし、記入された内容の手入力を行う必要がなくなり時間もミスも減らすことができます。給与計算だけシステム化している場合は、提出された書類を見てシステムに手入力することになりますが時間もかかりますしミスも起きやすいものです。

人材派遣管理システムであればスタッフが入力した内容がそのまま反映されるのでミスを防ぐことができます。そして源泉徴収票も依頼された場合は紙で交付をする必要がありますが、システム上での閲覧やインターネット上での閲覧、記録媒体での配布、メールの添付ファイルなどで交付すれば紙での交付が不要です。全てのスタッフに紙で交付をする必要がなくなり、業務に割く時間の削減できます。

人材派遣管理システムは年末調整だけではなくスタッフの勤怠管理から給与計算、年末調整まで一括で管理することが可能です。システム導入には事前準備が必要ですが、環境さえ整えば年末調整の業務にかかる時間は削減できるのでシステム導入はおすすめです。