人材派遣管理システムを導入する利点とリスクをそれぞれ確認しよう！

人材派遣業務は、長時間労働でとても忙しいというイメージがあります。派遣スタッフの管理や顧客の管理など、どの管理も手間や時間がかかってしまうものです。少しでも管理の負担を減らすには、人材派遣管理システムの導入がおすすめです。この記事では、導入による利点とリスクをまとめています。

人材派遣管理システムを導入する利点

人材派遣管理システムとは、人材派遣会社が持っている膨大な情報を一括管理できるシステムです。このシステムを導入することは、人材派遣会社にとって利点が多いといえます。具体的にどのような点で役立ってくれるのでしょうか。

派遣スタッフの管理がスムーズになる

人材派遣会社で頭を抱えてしまうのは、多くの派遣スタッフが登録しているということでしょう。派遣スタッフの管理は、個人情報の管理だけではありません。それぞれの特性に合わせてどのような就業先が適切なのかなど、さまざまな情報を管理する必要があります。

ここで、人材派遣管理システムを導入すると、顔写真や個人情報、スキル、就業状況などをまとめて管理できるのです。別々に管理しているよりもスムーズに管理できるといえます。

勤怠データも管理しやすい

スタッフの管理といえば、勤怠管理も大変です。タイムカードからエクセルに入力していくという方法を取っている企業もあるようですが、スタッフの人数が増えればこの業務は、大きな負担となってしまうでしょう。残業や休日などの時間外勤務などがあるとさらに複雑化してしまいます。

こういったデータ管理も、人材派遣管理システムがあればスムーズかつミスなく行えます。給与計算では、控除する額が自動入力されるので、支払いミスも生じません。派遣で多い日払いや週払いなどを希望するスタッフへも、支払い形態に合わせて対応しやすくなっています。

請求や売上管理もスムーズに

営業先や取引先の管理も一括で行えるため、請求や売上データの管理も楽になります。企業情報から契約条件、就労条件も一覧チェックできるようになっています。

コンプライアンス管理もできる

人材派遣会社では、労働者派遣法で定められる規則や規定がたくさんあります。これらを守らなければ法令違反となってしまい業務停止命令が出されてしまうのです。とくに労働派遣法は、改正が頻繁に行われることもあり、これらにスムーズに対応していく必要があります。ここで、人材派遣管理システムを導入していると、法改正にともなう契約書の変更や管理などもスムーズに行えるのです。

スタッフとの連絡が取りやすくなる

人材派遣管理システムの中には、スタッフとの連絡機能が搭載されているものがあります。スタッフが仕事をしやすくするためのシステムです。この機能があることで、より派遣スタッフとのよい関係を築けるのではないでしょうか。

お客様との関係も良好になる

人材派遣管理システムを導入すると、スムーズに業務が行えるので、ひとりひとりのスタッフや、お客様への対応にしっかり時間を取ることができます。信頼関係をより築きやすくなるといえるでしょう。また、管理システムを導入することで、よりしっかりとした管理ができるため、企業の信頼度アップにも役立ちます。

人材派遣管理システムの導入リスクも確認しておこう！

人材派遣管理システムを導入する場合、利点だけでなくリスクも把握しておく必要があります。導入リスクについてまとめておきます。

導入するためのコストがかかる

あたりまえですが、システムを導入するにはコストがかかります。人材派遣管理システムは、さまざまな種類があるので、よく比較検討して選ぶようにしましょう。業務効率化のための導入なので、使いこなせないようなものでは逆効果となってしまいます。

人材派遣管理システムを選ぶ際に意識するべきポイント

人材派遣管理システムを選ぶ際には、下記の点を意識して選ぶようにしましょう。

デモンストレーションや試用版の体験ができるか

導入する前に実際に使うことができれば、安心です。使いこなせそうか、使いやすいか、必要な機能は揃っているのかなど事前確認しましょう。導入後のサポート体制もしっかり確認しておきたい部分です。

必要に応じてカスタマイズできるか

人材派遣管理システムは、自社に合わせて内容をカスタマイズできるものを選ぶとよいでしょう。内容をカスタマイズすることで、より使いやすくなります。ただしカスタマイズすると費用が高くなるケースもあるため、注意が必要です。

法改正への対応もチェック

労働派遣法は、改正されることが多いです。そのため各種法令が改正された際に、それに対応してくれるシステムになっているのかも確認しましょう。即座に対応できないシステムの場合、業務の効率が悪くなるだけでなく、顧客への信頼という点でもマイナスになってしまいます。

人材派遣管理システムの導入について、利点やリスクをご紹介しました。導入することで利点は多いですが、事前にしっかり検討する必要があるでしょう。