パッケージ版とクラウド版の違い

他の各種ビジネス関連管理システムと同様、人材派遣管理システムにもパッケージ版とクラウド版の2種類があります。歴史的にはパッケージ版の方が古く、クラウド版はパッケージ版をさらに進化させたシステムとなります。

しかしパッケージ版にも固有のメリットがあり、どちらが適しているかは導入する会社の規模や管理体制などによります。

パッケージ版はデータ流出のリスクが低い

パッケージ版は、開発メーカーが提供するソフトウエアを購入し、自ら所有するタイプの人材派遣管理システムです。以前はCD-ROMなどの物理メディアに収録されている製品の意味に使われていて、いわゆるダウンロード版との違いを意味する言葉でしたが、近年ではクラウド版との違いを指す言葉として意味合いが少し変わってきています。

パッケージ版の最大の特徴は、クローズドな環境で使用されるということです。導入するにはサーバーを自前で確保する必要があり、実際に操作できるのもソフトウエアをインストールしたマシンに限られ、VPNなどの特殊な環境が整っている場合を除いては外部からアクセスすることができません。

こうしたことから、パッケージ版は運用するデータの機密保持性という点において優れています。人材派遣管理システムの場合、スタッフの個人情報や派遣先に関する情報、給与水準など取扱いに細心の注意が必要なデータを管理しますが、システムが閉鎖的であるために流出等のリスクを抑えることができます。

その一方で、外部からのアクセスが難しいため、メンテナンスもその閉じられた環境の中で行う必要があります。プログラムのアップデートは自分たちで行わなければなりませんし、トラブル時にメーカーのサポートを受ける場合でも遠隔操作でできる内容には限りがあり、時間と手間がかかります。

端末を選ばずに使えるクラウド版

クラウド版の人材派遣管理システムにおいては、ユーザーが自らソフトウエアのインストールを行う必要はありません。インターネット上に置かれているプログラムにアクセスすることで利用が可能になります。したがって、基本的には端末を問わずに利用することができます。

会社に置かれている端末だけでなく担当者の自宅にあるパソコンも使えますし、製品によってはスマートフォンなどのモバイル機器からアクセスできるものもあります。また、プログラムのアップデートやメンテナンスはすべて開発メーカー（またはメーカーの委託を受けたサービス事業者）側が行うのでユーザー側に手間はかかりません。

トラブル発生時の対応についても同様です。ユーザー側が使用環境を整えなくても手軽に導入できるというメリットがあるクラウド版ですが、この手軽さにはリスクもあります。端末を選ばずに利用できるということは、データ流出の懸念もそれだけ高くなります。

そのため、IDやパスワードがアクセス権のない者に知られてしまうことのないよう、厳正な管理を行う必要があります。 また、プログラムのアップデートがメーカー任せになるということは、カスタマイズの自由度が低くなることを意味します。たとえば使い勝手が良いので1つ前のバージョンを使い続けたいといったような場合でも、リクエストに応えられない場合があります。

費用負担方法の違いも考慮に入れる

パッケージ版とクラウド版のどちらを導入すべきかは、それぞれの会社の事業実態に合わせて決めることになります。時系列で見ればクラウド版の方が後発であり、アクセスできるマシンが限られる、アップデートに手間がかかるといったパッケージ版の課題が解消されているので、一般論としてはより優れていると言えます。

ただし、その分だけデータの保護管理に一層の厳正さが求められるという点はすでに述べた通りです。さらに、会社の規模次第では限られたマシンでしかアクセスできないことがさほどデメリットにならないケースもあります。

また、導入に際してはコスト面での比較も欠かすことはできません。→人材派遣管理システム比較これも一般論ですが、パッケージ版の方がクラウド版よりも初期費用が高額になる傾向があります。これは、当然ながらソフトウエアの購入費用が必要になるからです。これに対して、クラウド版は月額定額制のところが多く、初期費用はゼロ円というところも少なくありません。

ただ、パッケージ版の方はソフト購入後のランニングコストはサポート代程度しかかからないので、同じシステムを長期にわたって使い続ける場合はクラウド版よりも総費用が安くなるケースがあります。そのため、どちらのタイプを採用するかを検討する際は、費用負担にかかるシミュレーションを行ったうえで経済性のより高い方を選ぶことが大切です。

同じメーカーから提供されている同じ製品であれば、パッケージ版もクラウド版も性能自体は同じです。ただし用意されているカスタマイズ用のオプションが異なる場合もあるので、導入時にはその点もチェックすることが重要です。