システム導入で業務を一元管理！管理コストを削減！

派遣スタッフの仕事振り分けやシフト管理、給与計算などスタッフが増えるほど作業も増えてその分コストも高くなります。そんな時に活用出来るのが人材派遣管理システムです。

ここでは人材派遣管理システムの特徴などについて紹介します。

人材派遣管理システムの主な特徴

人材派遣管理システムは人材派遣のビジネスで作業工程の管理を効率よく行えるシステムで、派遣スタッフの個人情報や仕事振り分け、スキルに稼働率、給与などのデータを紐付けして一目で確認出来ます。

給与計算や請求書発行の業務も簡単になり、複雑で面倒な手間がかかるお金に関した業務も楽になる機能があって、導入することで業務の効率化やコスト削減も期待出来ます。人材派遣管理システムには色々な種類があって、それで様々な業務に対応できるかは重要です。

派遣スタッフ募集や派遣先への営業、シフト配置や給与計算、派遣先で働くスタッフへのフォローなど多くのことができます。一部のシステムは全ての業務管理に対応出来ないものもあって、結局別のシステムやツールを使うことも珍しくないです。

そのため導入するときも業務全てが管理出来て、効率性が上がるかも確認してから選ぶ必要があります。派遣会社にとって労働者派遣法や労働契約法は重要で、法令を遵守して業務を行わないと派遣事業の許可取り消しや事業廃止令など行政処分を受けてしまいます。

法令に対応した義務運営が出来ているか確認が欠かせず、導入するシステムは法令を遵守した運営が出来るような機能を持っている物も多く大変便利です。

法令は時代とともに変るので、システムも時代に合わせてバージョンアップが必要で、これまでになかったものが作られたときもそれに対応してないと業務に支障が出ます。バージョンアップに対応しているかも確認し、タイミングや対応に遅れてないかなども調べておくと安心です。

細かい設定や費用や機能性も重要

給与明細や請求書などは会社や案件で項目の種類や数が違い、これに対応出来ない人材派遣管理システムだと自社が望むフォーマットで作成出来ないと悩むことになります。

また、有給の詳細な管理と登録や保険料の端数処理設定が四捨五入に固定されていたり、スタッフの検索機能が使いにくい、マスタ管理に漏れが起きたりと、細かい部分で不満を持っている所も少なくないです。

そのため選ぶときにも細かい設定やカスタマイズ対応出来て、柔軟性がある人材派遣管理システムが良いです。人材派遣管理システムを比べるときには、費用と機能、特徴が重要で会社での予算を確認しながら料金を比べてコスト削減が可能かも調べます。

会社の要望にあわせて見積りも取れるので、既に価格と機能が決まっていて一律の内容と料金で販売しているものや、機能をカスタマイズ出来てそれに合わせて料金が違う場合もあります。料金を比べるときは費用に含まれている範囲の確認も大切で、安いと思って選んだら十分な機能がなく後悔します。

機能も違い、古いシステムだとマイナンバーの管理機能がないこともあるため、会社が必要とする機能があるかも確認すべきところです。

初めてでもわかりやすく優しいインターフェースで作られたものや機能が充実していてやや難しいものまで幅広いです。比較するときは比較表を作成し、横に各商材、縦に費用と各機能の有無、特徴をまとめていくと比べやすくどこを選ぶべきかもはっきりします。

複雑な手間を軽減しコストも削減出来る

人材派遣管理システムは複雑な業務にかかる手間を軽減して、仕事の効率化を図れることが大きなメリットです。システム導入で派遣スタッフの情報を一目で把握出来て、必要なときに必要な情報をインプットとアウトプット出来ます。

これで派遣に関わった人事戦略が洗練されて生産性の高い派遣運営が可能です。導入するときの注意点として先に目的を明確にする必要があり、勤怠管理だけを行いたいときはそれ以外の色々な機能がある複雑なシステムだと逆に業務が煩雑になって効率性が下がります。勤怠管理だけが目的ならそれに特化したシステムを導入することで他の業務との整合もとりやすいです。

近年はクラウド型のシステムも増えていてパッケージ型との違いや利点を把握し、どちらが適しているかも慎重に検討した方が良いです。

システムの費用は導入の検討段階で確認しますが、導入にかかる費用以外にそこに含まれているサービスについても調べておくことが大切です。時間経過とともに必要なランニングコストも計算します。

予算を確認しながら比べてみて足りない機能があるときは、追加したときにいくらかかるかも見ます。パッケージ型とクラウド型で金額が違うシステムもあります。機能は、担当者が専門外だとわからないこともあるので、技術スタッフに質問したり自分で調べたりと出来るだけ不明なことがないようにします。

近年は色々な企業から人材派遣管理システムが提供されていて、そこから自社に最適なものを選ぶのは難しいこともあります。どのような作業を効率化させるために導入するかを明確にすると、自然と自社にあったものがわかります。業務効率化とコスト削減に役立てるために最適なものを選ぶことが大切です。