面倒な派遣社員の給与計算！人材派遣管理システムならラクラク

派遣社員を多く雇っている派遣先企業にとって、もっとも手間のかかる管理作業は給与計算と答えるのではないでしょうか。一人ひとりの勤怠状況を確認し、税金も計算し、それぞれの口座に振り込みなどといった操作を一括で管理できるのが、人材派遣管理システムです。今回は、人材派遣管理システムの導入メリットや各社の特色を紹介します。

人材派遣において給与計算は非常に面倒

派遣社員は派遣会社との契約に基づき給与計算が行われますが、一般社員の計算より複雑で面倒な傾向があります。その理由は5つあります。

派遣社員ごとに計算が必要だから

アルバイトやパートを雇っている企業は、ある程度同じ条件で雇用しているため、計算も一括で行えます。一方で派遣社員は、派遣会社ごとで契約が異なるため、派遣社員一人ひとりの計算が必要です。多くの派遣社員を抱えている企業ほど、契約のバリエーションは多岐に渡り、計算もより複雑になります。

派遣先企業の確認に時間がかかるから

派遣社員の実際の勤怠管理は、派遣先企業の義務です。給与計算を行うためには、まずは派遣先企業の確認・承認が必要になります。労働基準法に違反していないかはもちろん、記入の不備や承認印の漏れなど、派遣先企業がチェックすべき事項は多いです。正確な勤務状況の把握は、派遣先企業もひと苦労です。提出後に修正が必要になった場合、差し戻しとなるため、余計時間がかかってしまいます。

残業時間や休日の把握が大変だから

派遣先企業から勤務実績が承認されたら、給与計算のスタートです。基本的に時給制のため、計算は基本的に単純です。しかし残業時間や有給休暇の管理も派遣会社の務め。契約内容や最新の法律と照らし合わる必要があるため、非常に時間がかかります。

支払い形態がさまざまだから

近年は、前払いや1週間ごとの支払いなど、さまざまな支払い形態があります。通常の支払いと比べて、税金計算が複雑であったり、支払う金額から前払いした金額を差し引いたりするなど、手続きも煩雑になります。派遣社員にとってはうれしい制度ですが、実際の運用は非常に難しいです。

手作業が多いから

正確な給与支払いを行うため、手作業で細かな調整をする場面が多々あります。手作業で表計算を使っていても、転記や計算漏れが発生することは多々あります。そのため、ミスをしないよう丁寧に計算すると、その分より時間がかかってしまいます。派遣社員の人数が多い派遣企業ほど、手作業で計算することは非常に困難です。

人材派遣管理システムを導入すればラクラク自動化が可能

手間ひまがかかる派遣社員の給与計算ですが、人材派遣管理システムを導入すれば、これらの問題を解決に導いてくれるでしょう。このシステムは派遣先企業や派遣社員ごとに契約内容を設定することで、勤務実績を正確に把握します。加えて給与計算システムと連携することで、給与を自動で計算してくれます。

またこのシステムは派遣社員や派遣先企業にもメリットが。派遣社員はPC・スマホで打刻ができるため、リアルタイムで打刻が可能です。

派遣先企業もその打刻を即日確認でき、毎月の承認もスムーズに行うことができます。リアルタイムで勤怠状況を確認でき、法律の改正にも自動で対応するため、有給や残業時間の事前調整も可能となりました。このように人材派遣管理システムは、派遣元・派遣先・スタッフそれぞれの作業効率を格段に上げることができます。

人材派遣管理システムで給与計算を自動化するときのポイント

人材派遣管理システムで給与計算を自動化するときには、2つのポイントがあります。

まずは自社・派遣先企業に合わせて、柔軟にカスタマイズすることです。既存のシステムと連携したり、リアルタイムで通知がいったりなど、双方が管理しやすいように調整しましょう。

とくに勤怠管理と連携させると、より効率がよいです。作成が義務付けられている法定調書も自動で作成できます。派遣社員も、有給や残業申請も同じシステム内でできると手間も減らせます。システムによっては支払いタイミングを自由に選べる機能もついています。

もう1つは案件管理も行えるようにすることです。給与計算と並行して案件管理を行えるようにすれば、派遣先企業が契約・法令に違反していないか、チェックが可能です。また過去の契約記録もシステム内に残せるため、派遣社員の交代や担当の引継ぎにもスムーズに対応できます。

まとめ

派遣社員の給与計算がなぜ面倒なのか、その解決法として人材派遣管理システムについて解説しました。給与を扱う作業なので慎重に行う必要がありますが、ヒューマンエラーが起きやすいのも事実です。それを防ぐためにも、人材派遣管理システムで給与計算を自動化することをおすすめします。導入によって、派遣先企業や派遣社員の労力も減らすこともできます。給与計算が効率的にできるようになれば、それ以外の仕事に注力できるようにもなりますよ。各社さまざまなシステムを出しており、価格や機能もそれぞれ特色があるので、自社に合ったシステムをぜひ見つけてくださいね。