人材派遣管理システムには人材派遣会社向けと派遣先企業向けがある！

管理している派遣スタッフが増えてくると、契約内容の管理や給与計算など、バックオフィス業務に時間がかかります。人材派遣管理システムを使用すれば、これらの業務の手間暇を削減してくれます。そこでこの記事では、人材派遣管理システムを導入することによって得られるメリットやデメリット、気をつけておきたいポイントをご紹介します。

人材派遣管理システムには人材派遣会社向けと派遣先企業向けがある

人材派遣管理システムを使用すれば、派遣社員の情報管理を簡単に行えます。人材派遣管理システムは大きく分けて2種類あります。

1つ目は、人材派遣会社向けのシステムです。派遣スタッフの契約内容・更新時期・どの企業に何名を派遣するなど、細かい求人情報をシステム上で管理できる機能もあります。

2つ目は、派遣先企業に向けた人材派遣管理システムです。社内で働いている派遣社員の契約内容を一元管理でき、人材派遣企業への求人の依頼を管理する機能があります。

人材派遣管理システムを導入するメリット

では、人材派遣管理システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく説明します。

派遣スタッフのデータ管理がしやすい

自社に登録しているスタッフが多くなると、管理する情報が膨大になります。そのため、人数が増えてもExcelなどでデータを管理し続けることは非効率的です。しかし、人材派遣管理システムを導入した場合、どの企業へ派遣しているか契約内容や更新時期など、複数のデータを1つに集約できます。

検索機能があるため、社員の情報を探す手間を省けて、データの管理もしやすくなります。また、人材と求人をマッチングする機能を使えば、過去の登録者の掘り起こしも行えるため、利益の最大化も期待できます。

給与計算などの事務作業を効率化できる

2つ目のメリットは、給与計算や勤怠管理などの作業を効率化できることです。派遣スタッフの出勤時間や退勤時間をチェックし、給与を計算するには時間がかかります。さらに、スタッフの数が多い場合、社員の負担が増え、人的ミスが増えてしまうため注意が必要です。

しかし、人材派遣管理システムを導入すれば、これらのバックオフィス業務の手間暇を削減できます。業務フローを高率化することにより、派遣先企業への請求書の送付もスムーズになり、ヒューマンエラーが起こりにくくなります。

人材派遣管理システムを導入するデメリット

ここでは、人材派遣管理システムを導入することによって、起こり得るデメリットは以下の2点です。

費用がかかる

人材派遣管理システムを導入する際には、コストがかかります。初期費用やランニングコストは、システムによってさまざまのため、自社にあったものを選ぶことが大切です。登録スタッフの人数が少ない場合であれば、Excelやスプレッドシートを使用してデータを管理する方が、費用対効果が高い可能性もあります。

一方派遣社員が多い場合は、システムを導入することにより、業務の効率化にもつながります。コストに対して、どれくらいのメリットが得られるのかを検討したうえで、導入するかどうかを決めましょう。

導入後の変更が難しい

2つ目のデメリットとして挙げられるのは、システム導入後の変更が難しいという点です。企業によって、どの管理システムが適しているかはさまざまです。導入コストや初期設定などの手間暇を考えると、導入後にシステムを変更するのは得策とはいえません。導入する前に、必要な機能や使いやすさ、サポート体制などを比べたうえで、慎重に決定する必要があります。

人材派遣管理システムを導入するときのポイント

人材派遣管理システムの導入を検討する際は、以下の2点をチェックしておきましょう。

必要な機能を明確にする

人材派遣管理システムの検討している場合、まず、必要な機能を明確にしておく必要があります。たとえば、応募者管理・スタッフ管理・給与前払い・請求書発行・LINE配信・システム同士の連携などさまざまな機能があります。このように幅広い機能の中から、自社にとって本当に必要な機能となくてもよい機能を明確にしておく必要があります。必要ない機能が搭載されていると、コストが高くなるだけでなく、使用しづらい場合があるため、事前に必要な機能を検討しておきましょう。

複数のシステムを比べてみる

人材派遣管理システムを選ぶ際には、複数のシステムを比較する必要があります。企業の規模やコスト、改善したいポイントによって最適なシステムは異なります。デメリットでも述べたように、導入後の変更は難しいため、無料トライアルを試しておくとよいでしょう。使いやすさや導入する際の費用などを複数社、比較したうえで選ぶとスムーズです。

まとめ

これまで、人材派遣管理システムのメリットやデメリット、導入を検討する際のポイントについてご紹介しました。システムを使用し、情報の管理を一元化することで、作業効率は大きく向上します。しかし、人材派遣管理システムには、さまざまな機能が搭載されているため、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。人材派遣管理システムを導入しようと考えている方は、ぜひ、参考にしてみてください。