人材派遣管理システムが使いづらい！不満を解消する方法とは

人材派遣管理システムは、派遣スタッフの勤怠状況や給与計算などさまざまなことを一元管理できる便利なシステムです。しかし、人材派遣管理システムが使いづらいと感じる場合やトラブルが多いなどの不満も出てきます。今回はよくある不満や対処方法をまとめました。

人材派遣管理システムへのよくある不満

人材派遣管理システム利用していると「システムの使用を変えてほしい」「使いにくい」など不満に感じることもよくあります。よくある不満について以下の通りまとめました。

総合管理ができない

求職者や人材紹介に対応していないなどの総合管理についての不満があります。人材派遣業界が行うさまざまな業務に対応していないと使いづらいでしょう。総合的に管理ができないと、情報共有や情報紹介もしにくくなってしまいます。

派遣スタッフの柔軟な働き方や福利厚生に対応できない

給与の前払いなどの支払い形態に柔軟に対応できなかったり、多様化している福利厚生に対応できかったりという不満の声も上がっています。システムが多様化した働き方に対応できなければ、派遣スタッフの管理は複雑になり、給与などの計算ミスにもつながりかねません。

操作性が悪い

人材派遣管理システムだけでなく、Excelやネットのページなど複数画面を立ち上げて作業することは当たり前になってきています。同時進行できない仕様や新規画面の立ち上げの際に現状の画面を一度閉じないといけないなどの場合は作業効率が著しく落ちてしまいます。

二重入力の手間

データベースの異なりやマスタデータなどの理由により、二重にも三重にも同じ内容を入力しないといけないという不満の声が出ています。何回も同じ内容を入力する時間のロスと、入力ミスの原因にもなります。

機能が不充分

機能が不充分で使用者に「もうちょっとだな！惜しい！」と感じさせてしまうという内容です。「配置時のステータスがない」「入力規則に合わない場合でもエラー表示してくれない」など使用していて感じる機能不足による不満も少なくありません。

現在の人材派遣管理システムに不満があるときの対処法

人材派遣管理システムに不満がありながらもそのまま対策もなしに使い続けるのは得策ではありません。人材派遣管理システムに不満があるときの対処法については以下の通りです。

システム提供会社に相談し要望を伝える

はじめに、すぐにできることとしましては、システムの提供会社に相談することです。アフターフォローがしっかりしている会社であれば、製品のより効率のいい操作方法を教えてくれることがあります。使用者の声によってバージョンアップする会社も少なくないので、提供会社への不満の相談や要望を伝えることは効果的です。

他社の人材派遣管理システムに乗り換える

システム提供会社へ相談しても何も対応してくれなかったり、症状が改善されなかったりした場合は、別の人材派遣管理システムに乗り換えることも視野に入れましょう。他の人材派遣管理システムに乗り換えたことで、作業効率が上がり、今まで不満に感じていた点も解決したというケースも多いです。コスト面のことや手間を考えたら、そのまま使ってもいいと思う場合もあると思います。

しかし、作業効率や作業工数、残業などの観点からみると乗り換えたほうがいい場合もあります。人材派遣管理システムを乗り換える場合は、今まで不満に感じていたポイントを洗い出し、乗り換えるなどのような機能が欲しいかを明確にしておくと、乗り換えやすいでしょう。

人材派遣管理システムを乗り換える際の注意点

現状使用している人材派遣管理システムに不満を感じ、解決できない場合は乗り換えも大切ということを解説しました。しかし、人材派遣管理システムを乗り換える際の注意点もあります。乗り換え時の注意点として挙げられることは以下の通りです。

現状使用している人材派遣管理システムの契約期間の確認

システムの導入やサービスの利用を契約する場合、多くの場合は契約期間が定められています。契約書で契約終了日や解約の条件が記載されているため、確認が必要です。乗り換えするシステムにスムーズに移行できるよう、早めに乗り換え先の会社に相談しておきましょう。こうすることで、充分に話し合う時間も設けられるため、システムの機能などの内容についても詰めることができます。

データ移行方法の確認

システムを乗り換える際に現状利用しているシステムのデータを新しいシステムに移行する必要があります。データ移行方法について確認しておかないと、必要なデータを以降できなくなる可能性もあります。

もし、移行できないとなると、新たにシステムにデータを蓄積させていなければならないため、労力と余計なコストがかかってしまいます。こうならないためにも、現在使用しているシステムと新システム双方の会社にしっかりと移行方法は確認しておきましょう。

よくある人材派遣システムについての不満をご紹介しました。こうした不満を抱えたままでは、作業効率が下がってしまいます。不満を解消することのほかに、場合によっては人材派遣管理システムを乗り換えることも検討する必要があるでしょう。