導入メリットがたくさん！人材派遣管理システムを導入するべき理由とは？

人材派遣会社の業務効率化を考えるにあたり、人材派遣管理システムの導入はとても有効といえます。しかし、人材派遣管理システムは導入コストがかかるので、導入すると決めてもすぐに導入できるものではありません。ここでは、人材派遣管理システムの導入についてまとめました。人材派遣管理システムを導入したい方はチェックしてみてください。

人材派遣管理システムを導入するべき理由

人材派遣管理システムは、どうして導入する必要があるといわれているのでしょうか。これには、人材派遣会社で業務におけるさまざまな課題があることと関係しています。

煩雑な業務が多い

人材派遣会社では、派遣スタッフの個人情報の管理から派遣先企業の情報管理、勤怠管理、給与管理などさまざまな業務があります。この中でも、勤怠管理業務はとくに複雑とされています。その理由は、派遣先企業によって勤怠申請のやり方に違いがあるからです。

タイムカードを用いる企業もあれば、手書きで申請する企業もあります。派遣会社では、これらの情報を手入力してまとめなければいけません。時間外業務が発生してしまった場合、入力業務もややこしくなってしまうので、給与計算でミスが生じてしまうこともあるでしょう。人材派遣管理システムを導入することで、これらがスムーズに行えるようになるため、利用が推奨されているのです。

ミスマッチが起こる可能性もある

人材派遣会社には、膨大な人数のスタッフが登録しています。それぞれのスタッフの特性やスキルについてすべて把握するというのは、かなり困難でしょう。派遣先企業が求める人材をスピーディーに紹介するために、人材派遣管理システムは役立ってくれます。

各スタッフのプロフィールをまとめておくことができるので、どのようなスタッフがいるのか、そしてそのスタッフの強みは何なのかがすぐに確認できるのです。これによって、ミスマッチが起こる可能性も低くなります。

テレワークに対応できない

近年、企業ではテレワーク化が進められています。しかし、人材派遣会社では、すぐにテレワークに対応できないという事態が発生しています。人材派遣管理システムを導入することで、派遣会社でもテレワーク化を進めやすくなります。

人材派遣管理システムを選ぶ際の判断基準

人材派遣管理システムを選ぶ際の判断基準をまとめておきます。

現場の運用に合っているのか

自社の利用目的に合っているソフトなのかどうかという点は、選ぶ際に重要です。とくに、人材派遣管理システムはソフトによって性能が異なるので、現場スタッフが使いこなせる性能なのかどうかという点は確認しておきましょう。使いこなせなければ、どんなに高性能なシステムを導入しても無駄になってしまいます。自社の課題を解決してくれるソフトなのかどうかという点を確認して選びましょう。

セキュリティを考えて導入する

人材派遣管理システムを導入するなら、クラウド型をおすすめします。これは、セキュリティ面を考えた場合、一番安心できるからです。パソコンにインストールするタイプだと、誰でもログインできてしまう可能性があります。クラウド型は、パスワード管理が徹底されているので、セキュリティが強化され安心です。

自由にカスタマイズできるのか

人材派遣管理システムを導入するにあたり、機能を自由にカスタマイズできるのかどうかという点もチェックしておきましょう。システムの中には、自社に必要な機能もあれば、不要な機能もあるでしょう。カスタマイズすることで、より便利に使うことができるため、カスタマイズできるのかも確認しましょう。

サポート体制を確認する

システムを導入した後のサポート体制もチェックしておいてください。導入後には不明点や、トラブルも発生する可能性があります。迅速に対処してくれる会社のシステムを選びましょう。

人材派遣管理システム導入でありがちな失敗例

人材派遣管理システムを導入したことで、成功する事例もあれば失敗してしまう事例もあります。失敗事例とはどのようなものがあるのでしょうか。

ソフトを使いこなすことができない

導入したソフトを社員が使いこなせないことはよくあります。システムの一部機能だけ利用していて、それ以外は使いこなせていないこともあります。導入後もサポートしてくれる会社や、使用方法を社員へ教育してくれて、運用方法に関してのアドバイスをくれる会社であれば安心です。

業務に適していないソフトを導入してしまった

実際の業務に適していないソフトを導入してしまうと、無駄になってしまうことがあります。人材派遣管理システムを導入する際は、評判のよさや価格だけで選ばないようにしましょう。システムの機能を確認し、自社に適したソフトかどうかを判断してください。

企業内にITに詳しい関係者がいない

システム開発会社、システム管理会社にまかせっきりになっては、導入しても無駄になってしまうことがあります。企業内にITに詳しい関係者がいない場合は、担当者を決めましょう。

この記事では、人材派遣管理システムの導入について紹介しました。メリットは多いですが、失敗事例や導入の際の注意点もあります。それらも踏まえて、最適なシステムを選ぶようにしましょう。