後悔してしまう場合も！人材派遣管理システム導入でありがちな失敗とは？

派遣スタッフの管理から顧客情報の管理までまとめられる人材派遣管理システムは、人材派遣会社の業務効率化を図るうえで欠かせないものです。しかし、システムを導入するには充分な検討が必要です。検討せずに導入してしまうと失敗する可能性があります。この記事では、人材派遣管理システム導入の際にありがちな失敗事例を解説します。

人材派遣管理システムとはどのようなもの？

人材派遣管理システムは、人材派遣会社におけるさまざまな作業を効率よく行えるシステムとなっています。派遣スタッフの個人情報管理、仕事管理、スキルや給与などのデータをすべてまとめて管理できるので、業務がスムーズに行えます。給与計算や請求書発行といった業務も簡単に行うことができるので、効率よく業務が進み、社員の業務負担を軽減できるといえるでしょう。

人材派遣管理システム導入でありがちな失敗

人材派遣管理システムは、とても便利といわれていますが、導入したのに失敗だったという声もあります。どのような失敗事例があるのでしょうか。

必要な機能が揃っていない

管理システムを導入したのに、欲しかった機能がなかったという事例があります。事前にどのような機能があるのか確認したうえで導入すればこのようなことは起こらないのですが、システム会社に勧められるままに導入してしまうと、このような失敗もあるといえます。足りない機能があると、業務効率化という面では満足できないでしょう。

機能をカスタマイズできない

必要な機能が揃っていないという点と似ていますが、機能のカスタマイズができないと不便ということがいえます。同じ人材派遣会社でも、企業によって人材派遣システムに求める機能には多少違いがあるでしょう。導入する企業に合わせて自由にカスタマイズできるほうが重宝してくれます。カスタマイズ機能があるシステムを選ばなかったことで、利用しにくいという事例も多いのです。

不具合が多い

人材派遣管理システムは、どの会社のシステムを導入するのかよく検討しましょう。システムによっては、不具合が多く使いにくいということがあります。過去にどのような不具合があったのか、公式サイトを確認したり、口コミを検索したりしてみてください。

サポート体制が悪い

システムの導入後、何らかのトラブルがあった際に、すぐに対応してくれるかどうかは、とても重要です。システムが使えなければ仕事が進みません。導入前にサポート体制を確認していなかったため、トラブルの際にすぐに対応してもらえず困ったという事例もあります。

システムの同時利用ができない

人材派遣会社では、管理業務を複数名で行うことが多いです。その際、同時に同じ画面を開くと画面の操作ができないということが起こる場合もあります。システムの同時利用ができるものを選んだほうがよいでしょう。同時利用できないと、業務効率は下がります。

機能が連携していない

たくさん機能があるのに、それぞれが個別で連携していないという場合があります。連携していなければ業務効率化につながりません。連携しているか確認しましょう。また、外部システムとの連携が可能かどうかの確認もしておくと便利に使えます。

データの更新が遅い

人材派遣会社では、法改正があった際に、システムに素早く反映させなければいけません。データの更新が遅いと、業務もスムーズに行えなくなってしまうでしょう。

人材派遣管理システムを選ぶ時はココに注目！

人材派遣管理システムを選ぶ際は、下記のような点を押さえてください。

費用を確認

人材派遣管理システムの費用は販売会社によって異なります。カスタマイズ機能がある場合は、費用もそれに伴い変動するので、見積もり書をもらって確認しましょう。公式サイトだけでは細かい金額はわからないこともあるので、必ず見積もり書をもらって内訳も確認してください。

機能を確認

人材派遣管理システムにどのような機能がついているのか確認しましょう。カスタマイズできる機能にはどのようなものがあるのかも確認してください。できるだけ最新のシステムを導入するほうが、マイナンバーにも対応していて安心です。

特徴を確認

人材派遣管理システムは、各社で特徴が異なります。操作のしやすさも業務効率化には欠かせないポイントです。スタッフの登録作業からマッチング作業、請求管理までがひとつのデータベースで管理されているシステムなら、入力作業に手間がかかることがありません。

また、管理システム上で候補者の選定や募集連絡などもまとめて行うことができれば、スタッフのマッチングがスピーディーに行えます。このようにさまざまな特徴があるので、どのような業務を効率化していきたいのかまとめておくことで、必要とする機能も明確化できるでしょう。

人材派遣管理システムを導入する際は、比較検討するサービスを一覧表にまとめましょう。そして費用・特徴・機能についてそれぞれ記載し、一番便利に使えるというものを見つけることをおすすめします。導入前の体験版がある場合は、それらも活用しましょう。