パンク寸前！派遣管理業務の効率化を上げるならどうしたらいい？

人材派遣会社の登録スタッフが増えるとエクセルでの管理は難しくなり時間がかかります。人出不足なのに残業できない場合はパンク寸前になります。

ここでは派遣管理業務の効率化に関して人材派遣管理システムの導入のメリットや、導入後に不満が解消された事例・注意しなければいけないことについてお話します。

人材派遣管理システム導入のメリットについて

人材派遣管理システムを導入すると、派遣スタッフの登録・求人・契約・勤怠管理・給与計算ができます。大きなメリットは業務の効率化ができることです。

ファイル形式で保存が可能なので、誤って削除される心配がなくなります。勤怠管理や給与計算は時間がかかっていましたが大幅に短縮することによって、社員の負担が少なくなり残業も減ります。

タイムシートにミスがないかどうかをチェックしたり、残業のチェックも紙媒体の場合は忘れたり、ミスがあったりしていました。人材派遣システムの導入により、一元で管理できるのでミスが減って労働時間が適正かどうかや残業が多いかどうかもすぐにチェックできるようになります。

派遣先においてもシステム上で勤務時間の確認や残業のチェックができるので、本来の業務に影響を受けることが減ってスムーズに仕事ができると評判になっています。派遣元との連絡がスムーズにできることで、派遣社員に本来の実力を発揮してもらうことができて業績もアップします。ささいなミスで、お互いの信頼関係を失ってしまうことがないからです。

国の法律改正を見逃すことなく、賃金や派遣期間など法令を守ることができます。担当者が知らずに行ったことについても、法令違反になるようなことがあれば企業イメージが悪くなるので助かります。派遣関連のスタッフが転勤したり部署が変わったとしても、スムーズに引き継ぐことができます。

人材派遣管理システムで派遣社員の不満も緩和される

人材派遣管理システムでは派遣元や派遣先企業の手間が効率化されるメリットがありますが、派遣社員の不満についても緩和されるので好評です。派遣社員の不満が少なくなれば短期ではなく長期で働いてもらうことができて、優秀なスタッフの方の中には直接雇用という形で企業に残る人も増えてくるでしょう。

派遣社員の方の毎日の出勤や残業・休日出勤・有給休暇について、スマートフォンやタブレットで簡単に申請ができるようになります。派遣社員の方の中には、出勤日数と時間によって自分で給与を申請している方もいました。

業務時間にやることが多かったので、本来の仕事の時間が減るというストレスがなくなります。派遣社員に悩みがあっても、派遣元に直接電話で相談しにくい場合もありましたが、スマートフォンやタブレットで気楽に相談することも可能です。さらに病気で休業する場合の申請についても、素早くできるのでありがたいと言われています。

派遣期間が終了してほかの企業で働く場合も、スムーズに相談できるので空白の期間が少ないと言われます。派遣元と派遣社員がリアルタイムに状況を把握することで、気持ちよく仕事をすることができます。派遣社員が仕事を選ぶときに、時給だけでなく人間関係や働きやすさで選ぶことも多いのでストレスなく働けることは大切です。仕事でスキルアップして、新しいことに挑戦しようという方も増えています。

人材派遣管理システムを選ぶときの注意点について

派遣会社と社員にとって、人材派遣管理システムは効率化にとても役立ちます。しかし導入に関しては、費用や機能・自分の会社に合うかどうかをチェックすることが大切です。

費用はできるだけ安くという会社は多いですが、安くて機能面が劣っていたのではメリットがなくなります。機能面はすべてを取り入れると高額になるので、勤怠管理や給与システムなどどんな機能があれば役立つかを相談することができます。

必要な機能だけカスタマイズできるサービスもあり、無駄がないようにするのがいちばん優れた導入方法です。オペレーターの方が遠隔操作をしてくれるシステムもあるのでミスが少なくなります。

人材派遣管理システムには、パッケージタイプとクラウド版があります。パッケージタイプは、買取で価格が高いのですが最初から多くの機能がついています。なかには、アップデートに対応していないサービスもあるので確認することが必要です。アップデートに対応しているサービスのほうが便利で人気があります。パッケージタイプは、規模が大きい会社での導入が多いです。

クラウド版は月額のサービスで利用料を安くできたり、アップデートであとからサービスを追加することが可能です。初期費用が安い点で小さい会社での導入が多いです。企業規模や予算によって、どのタイプが向いているかを相談することができます。

今回は人材派遣管理システムがなぜ効率化にいいか、メリット・派遣社員の不満の緩和・注意点をお伝えしました。無駄な機能をつけるのではなく、本当に必要な機能を持ったシステムの導入で満足度もアップします。効率化だけではなく、法令を守るという点でも導入企業に好評です。