埋もれていたら勿体ない！スタッフの資格やスキルを一目で管理！

人材派遣会社で重要なのが登録スタッフの能力を把握することです。このような登録スタッフの能力を把握するための方法としては、人材派遣管理システムを導入することで、登録スタッフの資格やスキルまたさまざまな経験情報を記録し管理することで、求められる会社に適材適所の人材を派遣することができます。

人材派遣管理システムで行うべきことは？

人材派遣管理システムで求められるべき内容としては、派遣スタッフ情報の登録のほか求人情報の登録、契約の管理、派遣しているスタッフの勤怠管理および給与計算などがあります。登録する情報についてもスタッフの住所氏名や年齢、職歴などのほか資格やスキルなどがあります。一方で、派遣先の求人情報を登録することで派遣している人材の管理や派遣スタッフに求人情報を提供するという面で意味があるものです。

派遣会社に限らず仕事においては契約によってさまざまな事務処理を履行していくことになりますから、契約についての管理も欠かせませんし、給与も支払わなければなりませんから勤怠管理やそれに基づく給与計算も行う必要があります。これらの事務業務だけでもかなりのコストが掛かるものですが、人材派遣会社が成り立っている理由には、このような事務業務を含めてアウトソーシングすることができることであるため、管理能力の良し悪しが派遣会社を経営していく上では欠かせません。

しかし、これらの事務作業は登録人数が少ない場合には独自の仕組みで行うということも珍しくはありませんが、登録スタッフの数が増えるほどそれには限界がやってきます。そこで導入されるべきものが人材派遣管理システムと呼ばれるもので、人材派遣会社を運営していく上で欠かせないシステムを一元的に導入することができるものです。

システムを導入することによるメリット

派遣する登録スタッフもそれほど多くない場合には、それぞれの管理するシステムを導入したり、専門のシステムを使わないでワードやエクセルといったオフィスソフトで代用していることもあります。しかしそれぞれのシステムを導入すれば作業効率が悪いだけでなく、かえって高コストになりますし、専用のシステムを使わない場合には自動化することが難しく、登録者が増えることで限界がやってくるものです。それにデータが失われるリスクもあります。

人材派遣管理システムを導入するメリットは業務の効率化で、それによるコストダウンが可能なことです。特に一元管理されることで、自動的に給与の支払いなどが行なえますし、また契約管理や勤怠管理によって派遣スタッフの動向がわかりやすくなり、契約期間満了後の対応などの管理が容易になります。

登録しているスタッフにもメリットがあり、情報の一元管理によって求人企業が求めるニーズとスタッフの資格やスキルといったものがマッチングしやすくなります。マッチングを自動でしてくれる機能があれば、作業を効率化できますし迅速に話を進めやすくなるので、円滑な人材派遣が可能になるものです。

人材派遣管理システムがニーズにあったものであれば、業務が効率化できるだけでなく、非効率から出てくる不満も改善することができます。また一元管理は派遣元や登録スタッフだけでなく派遣先にとっても、適切に派遣されてきたスタッフが管理されているという事を意味しているので、安心して利用してもらえるポイントとなるものです。

人材派遣管理システムを選ぶ時のポイントは？

人材派遣管理システムは需要のあるものですから、さまざまなシステム開発会社がサービスを提供しています。このため、いざ導入するとしてもその選択肢が豊富すぎてわかりにくいものです。しかし、システムを一度導入してしまえば変更するというのが難しいものですから導入時には慎重に選ばなければなりません。

選ぶ時のポイントとしては費用と機能、ニーズにマッチしているかの3つです。システムを導入する以上は費用が発生しますし、多機能であればそれだけコストも高くなります。このため導入したいニーズを洗い出すことが大事です。

例えば既存の給与計算システムがあり、それに人材派遣管理システムの勤怠管理が連動させることができるか、といったことが考えられます。何もかも一から導入するというのは、ある程度大きくなっている会社にとっては効率的なことではありませんから、残しておきたい既存システムを見ながら、機能を選ぶことが大事です。

機能が洗い出せたら費用になります。業務を効率化するために導入するとはいってもコストが高くなりすぎれば、収益性を悪化させる原因になるものです。もちろん、収益が悪化しても社員の負担を減らすことが目的というケースもありますが、機能と費用のバランスが取れたものを選ぶことが人材派遣管理システムを導入して失敗しないためにも重要なことになります。

人材派遣管理システムは、人材派遣という会社を運営していく上では欠かせないもので業務の効率化だけでなく確実に行っていくという意味でも強みがあるものです。一方で費用が掛かるものですから、求める機能と費用のバランスが良いものを選ぶことが大切なことになります。