派遣スタッフの管理を効率化しないとこんなリスクが！効率化のメリットも解説！

いまや派遣スタッフは多くの企業で活躍するほど、貴重な人材となっています。しかし、派遣スタッフのメンタルケアもふくめて、適切に管理しないとリスクが発生する可能性もあります。今回の記事では、派遣スタッフの管理を効率化しないと起こりえるリスクについて解説しましょう。派遣スタッフの管理に悩みを抱えている方は参考にしてください。

派遣スタッフの管理を効率化しないとどうなる？

人材派遣会社では、1人の担当者が複数人の派遣スタッフを管理していることが多いでしょう。もし派遣スタッフの管理を効率化しないと、どんなリスクが発生するのでしょうか。

派遣スタッフが辞めてしまう

人材派遣会社の担当者は、派遣スタッフに対して丁寧にサポートする必要があります。派遣前の個別ヒアリングだけでなく、就業中も状況をヒアリングするなど、定期的に派遣スタッフひとりひとりと連絡を取り合っているはずです。派遣スタッフの困りごとを解決することで、信頼関係が築かれるでしょう。

しかし、担当者に時間の余裕がないことから派遣スタッフへのフォローが足りないと、派遣スタッフは派遣先のオフィスで孤独感を感じるなど、不安を感じてしまいます。最悪の結果、離職してしまう可能性があるのです。

クライアント企業からの評価が下がる

クライアント企業と派遣スタッフに関する情報共有するとき、対応が遅れてしまうと信頼を失ってしまいます。今後も派遣契約を続けてもらうためにも、クライアント企業とのコミュニケーションは大切です。

しかし、派遣スタッフに関する勤怠管理などで時間がかかったために、クライント企業からの問い合わせに迅速に対応できない可能性があります。結果的にクライアント企業の満足度が下がってしまう恐れがあるのです。

そのほかの業務時間が減る

担当者の業務は、派遣スタッフの管理だけではありません。新規開拓するための営業活動や、マッチング業務、さらには日常的な事務処理などもあります。派遣スタッフの管理に時間をかけすぎると、営業活動などの重要な業務の時間が減ってしまうのです。

管理を効率化する方法は？

派遣スタッフの管理は大切な仕事ですが、なるべく無駄なく効率的に管理したいところです。それでは、どのような方法で管理を効率化できるのでしょうか。

人材派遣管理システムの活用

いま人材派遣会社で活用されているのが、人材派遣管理システムです。求人応募に対して自動的にメール返信するなど、定型業務を効率化してくれるシステムです。わずらわしいバックオフィス業務を大幅に削減でき、ヒューマンエラーを予防できるというメリットもあります。派遣スタッフの勤怠管理だけでなく、給与計算の機能をもったシステムもあります。

メール共有システムの活用

メールチェックやメールの返信作業に多くの時間を取られる場合もあるでしょう。そんな場合にメール共有システムを活用すると、メール業務にかかる手間と時間を大幅にカットできます。たとえば、問い合わせのメールを受信した場合、担当者が不在であってもほかのスタッフが対応可能となります。

まだ返信していないメールが一目でわかり、メール業務にかかるストレスや、時間の削減に貢献するでしょう。クライアント企業や派遣スタッフとの連絡がスムーズになるため、満足度アップにもつながるはずです。

管理を効率化するメリット

派遣スタッフの管理を効率化すると、いくつかのメリットがあります。ここではどんなメリットがあるのか解説しましょう。

スムーズなマッチングが可能

登録スタッフのスキルや勤務形態などの希望と、求人とのスムーズなマッチングが可能となります。クライアント企業のニーズに合うスタッフを検索できるので、素早いマッチングが可能となります。

登録スタッフの人数が増えた場合でも、スピーディーにマッチングすることで多くの案件が獲得できるでしょう。スキルや勤務希望だけでなく、人柄などの特徴まで検索できるシステムもあります。適性のあるスタッフを派遣することで、クライアント企業のからの評価もアップするでしょう。

日常業務を楽にできる

システムを導入すれば、各種書類作成にかかる時間が大幅に削減でき、ペーパーレス化も促進できます。時間にゆとりが生まれることで、派遣スタッフとコミュニケーションする時間が増えると期待できるのです。派遣スタッフの満足度もアップするでしょう。また、派遣スタッフとの連絡状況を可視化されるので、派遣スタッフのフォローがスムーズになります。

まとめ

今回は派遣スタッフ管理を効率化する方法や、効率化するメリットなどについて解説しました。派遣スタッフを適切に管理することは、派遣スタッフが安心して働くためにも欠かせません。しかし、派遣スタッフの管理に手間と時間を取られた結果、そのほかの業務に支障が出るのは避けたいところです。そんなときに人材管理システムを導入すれば、多くの悩みを解決できるはずです。派遣スタッフの管理でお悩みの場合は、システムの導入を検討してはいかがでしょうか。