スタッフ管理は今のままでホントにいいの？負担を減らす方法は？

法改正等により刻々と変化する中、アナログな方法ではもちろんのこと、独自のプログラムのみで人材管理を行うことは困難を極めます。専門のスタッフを数名抱え、膨大な情報を管理する労力を担うよりも、人材派遣管理システムを導入すれば負担は大きく減少することを覚えておきましょう。

人材派遣管理システムでできること

登録者名・性別・年齢・希望職種・保有する資格やスキルなどの情報を表計算ソフトなどで管理している時代は確かにありました。むしろ、現在でもそういった環境で人材管理をしている会社もあるでしょう。アナログながら使い慣れたシステムが良いと考え、新しいシステムを導入するコストや慣れるまでの期間などのコストを大きな負担と考えてしまうことによって、実は大きな損失を被っていることを知る必要があります。

人材派遣管理システムを利用すると、まずはそういった管理業務の労力が大幅に削減できます。業界に精通したSEによるサポートを受けながらシステムの導入、初歩的な管理スキルから応用術までの多くを教えてもらえるので、仮に同様のシステムを初めて使うような人材であっても難なくスタートラインを切れるでしょう。

新たなシステムを導入する最大の障害は一時的な効率ダウンですが、すでにしっかりとしたマニュアルとノウハウが揃っているシステムであれば、その心配はほぼありません。氏名、性別、年齢や住所など前述したような個人情報の管理はもちろん、たとえばマイナンバーなどの情報も簡単に管理できます。

刻々と変化する法改正に対応して管理項目の追加や削除が容易であり、単一のシステムだけで勤怠管理なども賄うことができるため、結果的には管理コストの大幅な削減を実現できる可能性があります。

クラウド型人材派遣管理システムの魅力

1人のスタッフに対して管理しなければならない項目は多岐にわたりますが、これを個別に作成した管理システムで行うことは多大な労力を伴います。この点に関しては前述したとおり、人材派遣管理システムを導入することで大幅な改善が期待できるわけですが、せっかくのシステムもデータの堅牢性が保たれなければ魅力は半減してしまうでしょう。

仮に自前のパソコン1台で管理していた場合、そのパソコンのセキュリティが不十分であれば情報漏えいなどのトラブルが起こる可能性は高いです。また、静電気や落雷などの影響でデータが消失してしまう可能性も十分に考えられます。このような状態を回避するために複数台のパソコンにデータをバックアップする方法を通常とりますが、それにしても天災などでそれらがすべて物理的に消失してしまった場合は、やはりデータが保持されません。

もちろん、人材派遣管理システムを導入すればその全てが回避できるわけではありません。いかに優れたシステムを導入していたとしても、それが数台のパソコンだけでは同じような結果になり得ます。これを回避するためにサーバーなどを使って分散管理を行うわけですが、これをクラウドで行えばリスクの大部分を解消できます。万が一、クラウドサーバーが消滅してしまったとしても、物理的に距離が離れた場所でデータをバックアップすることでデータは守られるので安心です。

トラブル対応が迅速かつ的確で負担軽減

導入する人材派遣管理システムにもよりますが、もしもトラブルが起きた場合にも安心できる仕組みが備わっていることが大半です。もちろん社内SEなどが対応できる状態であれば心配する必要はないでしょうが、そうでなければリスクに対応するだけでも多くのスタッフが負担をすることになってしまいます。それよりも、より大きく建設的な業務に携わったほうが会社としての利益は期待できるため、より一層大きな発展が期待できるわけです。

ところが、しっかりと体制が整った人材派遣管理システムを導入することによって、それらの問題はあらかた片付いてしまいます。また、中には専任のオペレーターが付属するものもあるので、トラブルのたびに繰り返し状況を説明する必要もありません。システムを熟知したエンジニアと共に短時間でトラブルを解決できます。また、システムを運用するスタッフ向けにセミナーを開催している場合もあり、そういったサポート機能を活用することでコスト削減も期待できます。

今や、あらゆる状況で情報の有無が大きなポイントになっています。労使交渉の場においてももちろんです。ある登録者についてこれまでの紹介歴や給与履歴等を確認するような場合、人材派遣管理システムならたった数ステップで情報を照会することができます。そうすることによって、より大きなビジネスチャンスも生まれるでしょう。

人材派遣業務において、管理システムの有無だけでなく対応範囲も非常に大きなポイントです。ただ単にシステムを導入すれば良いと考えるのではなく、実際にどのようなメリットまたはベネフィットが得られるのかをしっかりと確認しましょう。