人材派遣管理システムを選ぶ際にチェックするべきポイントとは？

さまざまな雇用形態があるなか、人材派遣会社に登録し、派遣社員として仕事をしている人もたくさんいます。派遣スタッフの需要は多く、大企業でも派遣スタッフが活躍しています。そのため、派遣会社ではたくさんのスタッフを雇用していますが、管理はとても大変です。管理をスムーズに行える人材派遣管理システムについてまとめました。

人材派遣管理システムを導入するメリット

人材派遣会社で人材派遣管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務が効率よく行える

人材派遣管理システムを導入することで、業務を効率よく行うことができます。登録している派遣スタッフの人数が多いと、各スタッフの個人情報やスキル情報、稼働状況、就業先など情報の管理が大変です。これらの情報を社内で共有し、保管できるのが人材派遣管理システムです。派遣スタッフの給与計算や勤怠管理、派遣先への請求書発行なども、システムを導入することで、スムーズに行えます。

もし、人材派遣管理システムを導入していない場合、これらの業務はそれぞれ別のソフトを使って行うことになるでしょう。とくに大変なのが勤怠管理です。派遣スタッフに手書きしてもらう、タイムカードから情報を手入力するなどとても時間のかかる作業をしなければいけなくなります。また、時間外業務が発生している場合、それらの計算も複雑です。支払い額に間違いが出てしまう可能性も高くなってしまうのです。このようなリスクをなくすためにも、人材派遣管理システムは役立ちます。

セキュリティを強化できる

人材派遣会社だけでなく、すべての企業において、個人情報の保護を徹底しなければいけません。とくに人材派遣会社は、登録しているスタッフの人数が多い分、個人情報の管理が大変になります。紙ベースやすぐに開けるデータでの保管では、情報漏洩の危険もあるでしょう。人材派遣管理システムなら、暗号化して保存したり、分断化したりするなど、データ保存のセキュリティが強化されているので安心です。

登録スタッフの管理がしやすくなる

たくさんのスタッフが登録しているので、実際に稼働できるのか、今どのような状況なのか、企業が求めているスキルを持った人材はどれくらいいるのかなど、探し出すのは大変です。しかし、人材派遣管理システムがあれば、それらを検索しやすくなります。スタッフのスキルや稼働状況などが一括管理されているので、欲しい情報をすぐに出すことができます。

請求や支払いのミスがなくなる

人材派遣会社で多くあるトラブルやミスに、お金に関することが挙げられます。人の手で情報を入力しているとどうしても起こりやすいミスです。人材派遣管理システムの導入は、これらのミスを減らすことができるだけでなく、顧客やスタッフとの信頼関係を保つためにも重要といえるでしょう。

人材派遣管理システムを選ぶ際にチェックするべきポイント

人材派遣管理システムを選ぶ際には、下記の点をチェックしておきましょう。

派遣スタッフも派遣先も便利に使えるか

人材派遣管理システムを導入する際は、派遣スタッフも派遣先も便利に使うことができるか確認する必要があるでしょう。派遣スタッフや派遣先とのスムーズな連絡が可能になっているシステムなら、仕事の紹介もスムーズなうえ、依頼も受けやすくなりより便利に使えます。

機能をカスタマイズできるか

人材派遣管理システムは、さまざまな機能がありますが、必要な機能だけカスタマイズできるほうがより便利に使えるといえるでしょう。

人材派遣管理システムを選ぶ際に注意するべき点

人材派遣管理システムを選ぶ際には、下記の点に注意しましょう。

サポート体制について

人材派遣管理システムを導入した後に、使い方で不明点がある、エラーが出てしまうなどがあった場合、サポート体制が整っていなければ解決できません。業務も止まってしまいます。

サポートは有償というようなケースもあるので、事前に確認しておきましょう。サポート体制が整っていることで、安心して利用できます。また、サポートがあってもすぐに対応してもらえなければ業務が止まってしまうので、サポートの体制も確認してください。

アップデートされるかどうか

人材派遣管理システムだけでなく、さまざまなシステムは、時代に合わせてアップデートされていますね。たとえば、スマートフォンやパソコンのソフトウェアやアプリを例にすればよくわかります。人材派遣管理システムの場合、法令に深く関係するので、法改正にともなってアップデートが必要になってくるのです。

しかし、アップデートするためにはソフト開発元の情報収集力や、法改正に対して何が必要なのかという分析力が必要です。ソフト開発元がそのようなことに対応しているのか確認しておきましょう。

人材派遣管理システムを選ぶ際にチェックしたいことを紹介しました。ポイントを知っておくことで、より自社に合うシステムを導入できるのではないでしょうか。人材派遣管理システムの導入を検討している方は、今回紹介したチェックポイントを意識してみるとよいでしょう。