人材管理でもクラウド管理を導入できる！導入するときのポイントとは

人材派遣会社では、取り扱う書類やデータが多いですが、クラウド管理を導入することによって管理が楽になり、業務の効率化や負担の軽減につながるなど、さまざまなメリットがあります。そこで本記事では、人材派遣会社がクラウド管理を導入すべき理由やポイント、人材派遣システムについて解説します。

人材派遣会社でもクラウド管理を導入すべき理由

人材派遣会社がクラウド管理を導入したほうがいい理由を紹介します。

書類管理が容易になる

書類の管理が容易になることが大きなメリットです。紙書類での管理とは違い、ネットワーク上で情報を一元管理することで、必要に応じてすぐに確認できます。不要な書類を整理したり廃棄したりといった作業もカットできます。書類を保管するための場所も必要ありません。

コストの削減につながる

書類管理に手間がかかればそれだけ人件費がかかり、書類保管に場所を取ると家賃やレンタルスペース代がかかります。紙書類を作成するための紙やインク、印刷代といった消耗品費もかさんでくるでしょう。クラウド管理に移行できれば、人件費や保管スペース代、消耗品費などのコスト削減につながります。

リモートワークでできる仕事が増える

紙の書類が多いとなかなかリモートワークをすることは難しいですが、クラウド管理によって、どこからでもアクセスや共有が可能になれば、出社しなくてもできる作業が増え、リモートワークへの対応もしやすくなります。今の時代に合った働き方に近づくでしょう。

人材派遣会社でクラウド管理を導入するときのポイント

さまざまなメリットがあるクラウド管理ですが、人材派遣会社がクラウド管理に移行する際に気をつけるべきポイントがあります。選ぶときの参考にもしてください。

情報セキュリティに問題はないか

人材派遣会社では自社の情報だけでなく、派遣社員の個人情報や派遣先企業の情報なども多く取り扱います。クラウド管理の場合、情報はすべてインターネット上に保管することになるため、セキュリティ対策が甘いと、情報漏洩やデータの消失、不正アクセス、サイバー攻撃などのリスクが考えられます。

メンテナンスや、トラブルがあったときのサポート、災害対策など、情報セキュリティが万全なクラウド管理サービスを選ぶようにしましょう。

業務に必要な機能が備わっているか

機能についてもしっかりと確認し、業務内容に適しているかどうかを確認しましょう。勤怠管理や給与計算、スタッフの情報管理機能、派遣元管理台帳の作成など、ほしい機能を先に挙げ、網羅しているかをチェックすることをおすすめします。カスタマイズ性は高いかどうかも比較のポイントとなります。

また、複数のサービスや、クラウド管理と自社のシステムの併用などをすることで、ソフトに落とし込む作業が発生したり、転記ミスにつながったりする可能性もあるため、すべての業務をクラウド管理できるものを選びましょう。ほかのシステムと連携できる場合もあるため、日ごろから使用しているサービスをチェックし、そのシステムとの連携が可能かどうかも選ぶ基準にするとよいです。

導入コストや費用は適切か

導入にあたってのコストや、サービスの費用、ランニングコストを計算し、比較することが大切です。足りない機能がある場合は、追加するのに必要な金額も忘れずに確認しましょう。

既存のシステムの解約について確認

すでに別のシステムを使用している場合、クラウドの導入に伴って解約することになりますが、契約期間の縛りがあるものや、解約金を払う必要が出てくるケースもあります。まずは現在使用しているシステムの解約について確認しておきましょう。更新のタイミングであれば、クラウドへの移行を検討するにはちょうどいいタイミングといえるでしょう。

クラウド管理を導入するために人材派遣管理システムを導入しよう

クラウド管理を導入するにあたっておすすめなのは「人材派遣管理システム」です。

人材派遣管理システムとは？

人材派遣管理システムとは、人材派遣の業務で発生するさまざまな作業の情報を把握・管理できるシステムのことです。情報を一元管理することで、業務の効率化につながります。

人材派遣管理システムがクラウド化に役立つ理由

クラウドサービスによって提供されている人材派遣管理システムを導入することで、あらゆる情報管理を一括でクラウド管理へと移行でき、人材派遣業のクラウド化に大いに貢献することでしょう。必要な時に必要な情報へいつでもアクセスできるようになるため、業務全体のスピードアップも期待できます。また、電子データで契約書や請求書などの書類を発行できる人材派遣管理システムであれば、さらなる効率化も望めます。

まとめ

本記事では、人材派遣会社がクラウド管理を導入すべき理由や選ぶポイントについて解説しました。業務量が多い人材派遣業においては、業務の効率化がとても重要です。人材派遣管理システムを活用しながら、クラウド化を進めていきましょう。業務内容に適しているかは実際に使用して比較してみるのが一番です。無料トライアルやデモ版が用意されているものが多いため、使って確かめてみましょう。