コンプライアンスを徹底するなら管理システムが最適！

人材派遣を行なっているところでは、派遣先でのコンプライアンス違反があったら大変な事態になります。

そのためしっかりとスタッフの管理を徹底しなければいけません。人材派遣管理システムは、そんなスタッフの管理を効率よく行うことができるサポートツールです。

良く耳にするコンプライアンスとは？

コンプライアンスと言う言葉を良く耳にするようになりました。日本語にすると「遵守する」と言う意味になります。会社にはいろいろなルールや慣習があり、それを逸脱した時に制裁を受けるリスクが高まります。

その中でも最も厳しく絶対的な義務があるのが法令です。これは逸脱してしまったことで違法となり、罰則を受けることもあります。そうならないためには、さまざまな法で規定された義務事項を知っていなければいけません。

社内に法令を専門に扱う部門があることがありますが、それは事前確認のために業務を行なっていて、個々の従業員まで目を光らしているわけではありません。だからこそコンプライアンスは教育やシステム作りが重要になります。人は間違いを起こすことがあるため、そうならないためにルールが存在します。

それが守られていること、それを維持することがリスクマネジメントを行う上で重要なことになります。人材派遣についても法令があり、何度かの改正が行われてきました。その度に新しい知識を更新しなければならないため、担当者は大変な思いをします。

法令の場合は忙しくて気がつかなかったと言う言い訳が通じません。このような過酷な条件をサポートしてくれるのが人材派遣管理システムです。法令の改正によって生じる変更についてもすぐに対応してくれるので、うっかり忘れていたなんてことがなくなります。

人材派遣管理システムによってできること

人材派遣を行う時には、いろいろな手続きがあります。また、それぞれの手続きに対して管理システムが存在します。例えば派遣スタッフを登録してわかるようにしなければいけません。

どのような技能があり、経験年数はどれぐらいか、どこまで範囲なら勤務可能かなど全ての情報を入力しておけば検索時に便利です。それぞれのスタッフの勤怠状況や給与の支払いも気にする必要があります。

特にマイナンバーの管理は法令により厳しい規定があります。 クライアントについても情報は必要になります。

業種は何か、勤務地や営業所がどこにあるか、今までの派遣スタッフの評価やクレームについてなど今後の営業にはなくてはならないものです。遵守事項も入力しておけば、リスクを回避することができます。派遣してからの年数についても、気にしておかなければ法令につながりかねません。

案件ごとにどこに何年経過しているかなども、しっかりと記録されていれば安心です。本人の申告だけで話を進めるわけにはいかないので、確実なデータが保管されていることが重要です。

募集案件の進捗も定期的に確認する必要があります。忘れていてせっかくの好条件を逃してしまったなんてことがないように注意が必要です。無事成約がとれたなれば、契約書も取り交わす必要があります。契約書にはコンプライアンスで必要な内容を含めることも重要です。

人材派遣管理システムの選ぶときの注意

人材派遣を管理するためには複数の項目が存在します。その一つ一つにシステムを割り当てていたのでは、データの入力が面倒になり使えないものになってしまいます。

だからこそ一元管理されている環境が重要になります。派遣スタッフや勤務状況、給与に関する管理、クライアントの情報や契約書の管理や募集案件の進捗管理などが一括で把握できればとても便利です。それぞれのデータが相互にリンクして、活用できれば入力の手間が省けて、入力ミスなどのリスクを低減することができます。

また、Web上で利用できるクラウドタイプであれば、端末を選ばずに利用可能です。派遣先の環境がフリーアドレスなどでパソコンが割り当てられないような時でも、クラウドなら簡単に扱うことができます。

例えばWeb上で出退勤が入力できる勤怠記録もそのうち一つです。郵送やFAXよりも確実で便利です。クラウドタイプのメリットは、個々のパソコンにインストールしなくても良いと言うことです。

場所も端末も限定されないので、どこからでも利用可能です。そしてもう一つのメリットは、更新が簡単に行うことができると言う点です。

例えば来月から改正された法令が施行されると言ったケースもクラウド自体がアップデートされるだけで、全てのユーザーが新しい条件で利用できるようになります。これならコンプライアンスも徹底されるので安心です。

複数の人材を管理することはとても大変な業務です。その上でコンプライアンスを意識しなければならないとなると、責任は重大です。担当者の負担を軽減するためには、クラウド型の人材派遣管理システムを導入することがおすすめです。