ヒューマンエラーを防ぎたいならシステム対策しよう！

派遣会社では多くの仕事があり、スタッフの仕事管理からシフト管理に仕事の振り分け、給与計算など行うことは多数あります。作業が増えると自然とヒューマンエラーも増えてしまいますが、それを解決出来るのが人材派遣管理システムです。システム導入での利点や対策出来ることを紹介します。

煩雑な人材派遣管理もシステムで一元化出来る

派遣会社で行うべき仕事の管理を一つのシステムで全てまとめることも可能で、派遣先やスタッフなどの管理にかかる作業も一元化して仕事の進みも効率よく出来る人材派遣管理システムは多いです。

システムを活用すればスタッフのシフト管理や給与計算、派遣元への営業や案件化、クライアントへの請求業務などももっと楽になりヒューマンエラーも減らせます。社内の複数の部署にまたがる業務だと元になるデータの管理方法が違ったり、データに食い違いがあったりと問題が出ることも少なくありません。

スタッフの配置とシフト管理を行っているツールや担当者と、給与計算と支払業務を担当するツールや人が違ったりします。これだとヒューマンエラーが起きてもおかしくなく、そのような状況を改善出来るのが人材派遣管理システムです。

全てのデータが一元化されているので見ただけでスタッフの状況も確認出来て、履歴書の紙でスタッフ管理をすると人数が増えると補完するファイル分けや目的の人を探すのも手間がかかります。ファイルを見ただけだとその人が何の業務担当で、担当している業務がないのかも把握しにくいです。

記載している情報の更新も面倒ですが、人材派遣管理システムだと1つの場所に全てのスタッフ情報がまとめられて、そこから現在の状況を知りたいスタッフを直ぐに検索して見つけだせてリアルタイムで情報更新も出来ます。

派遣スタッフは流動的なので紙や事務用のファイルで管理するより、システムを活用した方が手間もかからず効率も良いです。

給与支払いや請求業務の工数も減らせる

スタッフの給与支払いや請求業務ではヒューマンエラーが起きると大変です。スタッフの給与で支払うべき金額未満で計算したり、クライアントへの請求金額を間違えるとスタッフやクライアントに不満や不信感を持たれてしまい信用性も下がります。

どの業種でも同じですが派遣会社だとスタッフとクライアントがないと仕事が出来ません。給与や請求に関した業務は出来る限り工数を減らしてヒューマンエラーを防ぐことが大切です。

人材派遣管理システムを使うことで、勤怠にスタッフや請求先のデータなども全て纏めて管理できるので給与計算や請求業務が楽になります。システムは全てのデータが一元化されているので、複数のファイルからデータを照らし合わせなくても確認が可能です。

よくありがちなどのファイルや管理ツールに探しているデータがあるかが分からない問題も、データを一元化させると解決出来ます。システムには色々な種類があって、一人一人の個人情報に月毎の勤務時間、支払い給与や口座情報なども関連付けされているので手間がかかりません。

データを社内で共有すると業務効率もかなり上がり、社員によって把握している情報が違ったり、社内の誰へ聞けばよいか分からないことや急な退職や休職でいなくなった人しか知らないなどの問題も防げます。

人に依存し情報管理するともしもの時に困りますが、システムなら社内全員が常に最新で同じデータを共有するので引き継ぎも楽です。

ヒューマンエラーを防げるのも魅力

たくさんの業務があると余裕もなくなってしまいミスも起きやすいです。人材派遣管理システムだと工数を省いて余裕も出来て、ヒューマンエラーを防げます。工数が多いほど起きやすいので工数削減は発生確率を下げる事に繋がります。

人材派遣管理システムは無料ではなく有料なので費用がかかりますが、製品によって価格が違います。単純操作で簡単に出来る初心者向けから、上級者向けまで色々あり同じくらいの値段でも機能に差が出ることもあります。

お得にシステムを導入したい時は、費用以外に機能についても比較して、安いけど機能が不十分だったり、高い料金でも機能が充実ということもあり、費用と機能を表にして比べるとわかりやすいです。限られた予算内で機能が充実していて使いやすいシステムを探すのがコツです。

初めてシステムを導入するときは社員が慣れるまでに時間がかかり、人は変化を嫌うので新しい管理方法に移行するときに最初は負担がかかります。導入で仕事のやり方が違い、最初から働き方改善をしないといけないこともあり、導入するときは社内全体に知らせて操作に慣れるまでの時間も前提にスケジュールを組むのがおすすめです。

管理システムには色々な種類があり、会社のニーズを把握してどのシステムが良いかしっかり検討する必要もあります。比較には時間もかかり手間もかかるので面倒かもしれませんが、後で困らないようにしっかり比較してから導入を判断することが大切です。

派遣会社では管理に関して課題があるなら、人材派遣管理システムを導入して解決出来ることもあります。全くデメリットがないわけでもありませんが、どれも工夫次第で解消出来ます。ヒューマンエラーを防ぐなど得られるメリットの方が大きいのでスタッフや案件が多く管理が難しい、社員負担が大きいなど困っているときはおすすめです。