案件管理って営業任せで大丈夫？社内共有で業績アップ！

多くの部署が協力しあって、一つのことを成し遂げるシーンは多々あります。だからこそ案件管理を営業だけが行ってしまうと、情報が不足している部署でミスが起きやすくなってしまう場合があります。すべてのことを人材派遣管理システムなどのツールを使って社内共有することで、業績アップに繋げることは可能です。

社内で情報を共有する仕組みをつくるメリット

社内で情報を共有することが無駄だと感じる人は少ないでしょう。しかし新しくシステムを導入するとなると、急に面倒に感じてしまう人も少なくありません。なぜなら、どんなメリットがあるか十分に理解している人が少ないからです。

案件管理のために人材派遣管理システムを利用するときには、どんな目的で導入するのか、何ができるのかを全ての人が十分に理解しておく必要があります。一部の人だけがメリットを理解して利用したのでは、情報の共有漏れが発生してしまい、逐一確認が必要になってしまいます。これでは時間のムダが発生してしまい、時には顧客を待たせてしまうような失態に繋がってしまうでしょう。

顧客の情報や案件を営業担当者だけではなく、他部署の人たちも共有できることで、サポートやバックアップ体制を充実させることが可能です。ミスが少なくなって、顧客が求めるものをすぐに提供できて業績アップになるでしょう。

トラブルが発生したときにも力を発揮して、最適な対策を社内全体で検討し打ち出すことが可能です。これまで蓄積してきた経験やノウハウを若い人たちに受け継ぐ際にも役立ちますし、報告や連絡に相談をスムーズにしてくれるから時間のムダを無くすことにも繋がります。

外出先でも確認ができるようにしておけば、顧客の要求が変わったときに必要な情報をすぐに調べられますし、リモートワークも可能にします。

案件管理に役立つ人材派遣管理システムでできること

初めて人材派遣管理システムを導入するとき、評判がいいものを参考にして選ぶ事が多いでしょう。でも業種や会社の規模によって必要な機能は異なってくるので、実際に何ができるのかを確認して選ぶことが大切です。

人材派遣管理システムで重宝されているのは、案件が管理できるだけのものより、機能が充実したオールインワンのソフトです。スタッフから給料管理まで幅広く対応していれば、導入するソフトを一つで済ませることができます。

顧客管理は、営業だけが情報を知っていると急に怪我や病気で休まれたときに引き継ぎが大変になって支障をきたします。だから誰でも変わりができるように把握できる状態にデータ化しておくことは大事です。契約書の発行や請求書の送付などが可能なことはもちろん、複数の顧客に一括メールを送信できるなど、人材派遣管理システムはいろいろなことができます。

在籍するスタッフを管理することは、適材適所を推進するためにも欠かせません。持っている資格を把握できるだけでなく、これまでの実績を踏まえて配置したりグループを組ませたりすることも容易でしょう。

わざわざファイリングした履歴書から探しだす手間は、もう必要なくなります。給与計算は毎月欠かせない業務ですが、勤怠データも把握しやすくなって、スムーズな給与管理ができます。これらの情報は対外的な仕事をやりやすくするだけでなく、社内でもメリットがあり、経営分析にも役立てることが可能です。

導入した人材派遣管理システムを十分に使いこなすために

案件管理をしやすく自社に合った人材派遣管理システムを導入できても、全員が使いこなせるようにならなければ意味がありません。初めての人も使いやすいインターフェースが売りで、口コミでも人気があったソフトを導入したとしても、慣れるまでは誰でも使いにくさを感じてしまいます。

興味を持っている人は自分なりにいろんな機能を使ってみて、次第に自分の仕事に活用できるでしょう。しかし、これまで紙媒体中心だった人には、一から教えなければなりません。誰でも使えるようにするためには、会社が主導して一工夫する必要があります。

操作マニュアルを配っただけでは、不十分です。人材派遣管理システムを販売している会社の方を招き、実際のソフトを利用しながら行う講習会を開きましょう。営業など忙しい部署の人は講習会への参加が遅れがちですが、社内で情報活用が特に必要になる人たちでもありますので、できるだけ時間を確保して早めに行いましょう。

同じ部署内だけでなく、他部署の案件や情報のやり取りも講習会で実際に行えばメリットを把握しやすくなります。出先からアクセスしてデータを利用するやり方や、注意点等を学ぶことも大事です。

しばらくソフトを利用したことで生まれる不満や使いにくさ、わからない点も出てきますので、導入後も定期的に講習会を開くか、アドバイスが受けられる体制を整えましょう。必要に応じて、人材派遣管理システムを使いやすいように変更していくことも必要です。

案件管理を営業任せにせず、人材派遣管理システムを活用して行えば、業績アップにつながるメリットが多くあります。社内で時短に繋がるだけでなく、顧客へのサービスもより一層充実させることが可能です。せっかく多機能のソフトを導入しても、全ての社員が使いこなせないと情報の共有漏れができてしまうため注意しましょう。