スピーディーにマッチングさせたいなら管理システムを使おう！

人材派遣管理システムは、派遣スタッフや求人情報の登録、それに契約管理・勤怠管理・給与計算などが行えるシステムです。人材派遣管理システムごとに使用できる機能が異なりますので、自分の会社に必要な機能は何か、費用対効果はどれほどなのかを見極めることが必要です。

人材派遣管理システムを導入するメリットは何か

人材派遣管理システムを導入する大きなメリットは業務の効率化です。派遣スタッフ情報の登録はシステム内で容易に検索可能となるので、社内での情報共有に役立ち、そして求人情報とのマッチング機能があるものであれば、登録している派遣スタッフにスピーディーに求人情報を伝達することができます。

さらに人材派遣管理システムを導入すると、煩雑で時間がかかる勤怠管理や給与計算も簡単に行え、ミスも低減しますので一元管理で業務を大幅に軽減することが可能となります。また派遣元は派遣社員によるタイムカードなどの記入ミスや計算ミスがないかや、未申請の残業を行っていないかのチェックが可能です。

派遣先においては、派遣元によって勤怠システムが異なることによる勤務時間の確認や承認方法が煩雑になります。加えて改正された労働者派遣法が遵守されたものになっているかのチェックも、人材派遣管理システムを導入することで容易に把握できます。そして派遣社員は毎日の出勤や退社時間の記録、残業・休日出勤・有給休暇などの申請も人材派遣管理システムの導入で容易になり、派遣社員はスマートフォンやタブレットなどを使って出勤や退社時間などの打ち込みが簡単になります。

その他各種の申請や、派遣元との連絡事項などの伝達もスピーディーで簡単にでき、さらには登録派遣社員がどの派遣先とベストなマッチングとなるかも、簡単に知ることができますから、派遣社員にスピーディーに紹介することが可能となります。このように人材派遣管理システムを導入すると、さまざまなメリットが生み出されます。

タイプはさまざまパッケージ型かクラウド型か

人材派遣管理システムは無数と言っていいほどあり、何を必要としているかを検討して導入する必要があります。安価な費用で導入できるといって安易に導入すると、やはりもっと高機能でサポート体制が行き届いたシステムが良かったということにもなりかねません。しかし必要のない機能が満載され、高額なものを導入することも費用対効果の面でふさわしくなく、重要なことは搭載された機能やサービスが自社の管理目的に合っているか、またそれが適正な価格かどうかを見極めることです。

人材派遣管理システムにはパッケージ版とクラウド版があり、一般的にパッケージ版は購入後のアップデートに対応しないものもあります。従って後にアップデートするとき高価な費用が発生する場合もあり、大規模企業では導入当初から高価ですが高機能のものを導入するケースもみられるのです。

一方クラウド版は月額制であったり随時のアップデートがあって必要な機能を追加できるものがありますので、労働関係の法改正があった場合でも対応がスピーディーである利便性があります。このように人材派遣管理システムにはさまざまなタイプがあり、自社に導入する目的を明確にして、適したものにすることが重要です。

人材と派遣元とのベストマッチングを図るという目的なら、その機能に特化したシステムが適していますし、出勤・退勤、各種申請の伝達もできる機能も求めるなら、アップデートも可能な高機能なものが必要となるでしょう。

人材派遣管理システムは働き方改革にもつながる

人材派遣管理システムを導入すると、人材と派遣先とのマッチングが図れるとともに、派遣ごとに異なることの多い出勤･退社時間、あるいは残業しすぎていないかなどが、集計とともにリアルタイムで把握することができます。そのため派遣社員の勘違いや計算ミスも自動的にチェックしたり、タイムカードの回収も必要がなくなるため、業務の効率化をさらに進めることができます。

また近年数年ごとに改正されることがある労働関係の法令に遵守した働き方であるかどうかも、アップデートされるシステムであればチェックが容易で、法令に逸脱していないかも自動的に分かりますので労使ともに安心です。

さらには残業に相当する部分の時間外手当は、派遣先によってまちまちであることが多く、これも煩雑な作業で集計・計算が必要です。しかしシステムを導入すると、自動的に計算しますので、計算・集計ミスがなくなり、これもトラブルを未然に防ぐこととなりますので、その点でも都合のいい機能となります。

派遣システムは、派遣元・派遣先・派遣社員それぞれ不安点や不満なものを感じたり、抱えたりすることが多いのですが、それぞれの諸問題を払拭・解消するシステムとも言えます。働く派遣スタッフの勤務状況をリアルタイムで把握できたり、有給休暇などの申請が容易に伝達できる点などは労働者にとっても有益で、派遣元の評判を高めることに繋がるとも考えられます。

人材派遣管理システムを導入すると、派遣元・派遣先・派遣社員の業務が高効率化し、登録情報によって派遣先とのマッチング率も高まります。現在システムはアップデートが可能なものを含めさまざまなタイプがありますから、自社の現状や近未来に合ったものであることを十分検討し選択、導入することが重要になります。