派遣社員の有給管理には人材派遣管理システムがおすすめ！

派遣社員の有給管理にお困りではないでしょうか。派遣社員の人数が増えるほど、どれだけの有給休暇が付与されており、どれだけ取得しているのかを把握するだけでも大変な作業になるでしょう。本記事では、派遣社員の有給管理に関する基本事項と、人材派遣管理システムをおすすめする理由について解説します。

有給取得は労働基準法で定められている

一般的に「有給」と呼んでいる仕組みは、法律上は「年次有給休暇」として労働基準法第39条で定められています。年次有給休暇は、法律が使用者に対して課した義務であり、要件を満たした労働者に対しては、必ず与えなければなりません。

年次有給休暇の付与の要件

労働者が年次有給休暇を付与される基本的な要件は2点です。雇い入れの日から半年間継続して雇われていることと、全労働日の8割以上を出勤していることです。正社員やパートタイム労働者といった区分に関係なく、この2点の要件を満たしていると6か月が経過した時点で、労働者は10日の年次有給休暇を付与されます。一週間の所定労働日数が4日以下で、かつ一週間の所定労働時間の合計が30時間未満の労働者については、6か月が経過した時点での付与日数は、条件によって1～7日の幅があります。なお、年次有給休暇の付与日数は、継続勤務年数の増加とともに最大20日まで増加します。

年次有給休暇に関する罰則

労働基準法第39条に関する違反が合った場合、労働基準法第119条および同法第120条により、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処されます。

派遣社員の有給管理は派遣会社が行う

派遣社員と雇用契約を結んでいるのは、派遣先の会社ではなく派遣元の会社です。そのため、派遣社員の年次有給休暇の管理は、派遣会社が行う必要があります。派遣社員が働いている場所は、派遣先の会社ですが、年次有給休暇の管理まで、派遣先の会社が行うわけではないので注意しましょう。

派遣社員の有給管理における問題点

年次有給休暇の管理には、さまざまな問題点が挙げられます。労働基準法の改正により、2019年4月からは、年次有給休暇が10日以上のすべての労働者に対して、毎年5日間の年次有給休暇を取得させることが必須になりました。これによって、派遣会社における管理の手間はさらに増えています。派遣社員の年次有給休暇の管理における問題点は次の3点です。

有給休暇の付与日数および取得状況の管理

1つ目の問題点は、それぞれの派遣社員が、何日の有給休暇を取得するのかを日々管理する必要があることです。年次有給休暇の取得要件でも説明したとおり、労働者の勤務状況によって、1日～20日の年次有給休暇が労働者に与えられます。派遣会社は、それぞれの派遣社員が、どれだけの日数を付与されているかを把握しなければなりません。また、年次有給休暇が10日以上付与される派遣社員については、年間で5日間取得させる必要もあるため、何日取得しているかの管理も必要です。

有給休暇取得時の給与計算

2つ目の問題点は、年次有給休暇を取得した場合の給与計算です。年次有給休暇は、当然ながら給与が発生する休暇なので、取得日数に合わせて給与に反映させなければなりません。ところが、休暇制度には振替休日や代休といった別の仕組みもあるため、どの仕組みで取得した休暇なのかを確認する必要があります。また、労使協定などで時間単位での年次有給休暇の取得を定めていれば、変則的な計算をする場合もあるでしょう。一口に年次有給休暇の給与計算といっても、正しく計算するには、さまざまな項目の管理が必要なのです。

年次有給休暇管理簿

3つ目の問題点は、年次有給休暇管理簿の作成が必要なことです。年次有給休暇管理簿とは、労働基準法施行規則第24条の7に定められた書類です。基準日、日数、時季を記載し、労働者が有給休暇を付与されている期間中および期間満了後3年間の保存が義務付けられています。年次有給休暇管理簿のフォーマットは指定されていませんが、参考として厚生労働省がエクセルのフォーマットを公表しています。しかし、派遣社員全員の管理をエクセルで行うのは、大変な労力になるでしょう。

派遣社員の有給管理には人材派遣管理システムがおすすめ

派遣社員の年次有給休暇の管理における問題点を解決するには、人材派遣管理システムの導入がおすすめです。

派遣社員の勤怠データを一元管理できる

人材派遣管理システムを利用すれば、派遣社員の勤怠データを一元的に管理できます。出退勤の状況がシステムで管理されることで、派遣社員ごとの年次有給休暇の付与状況も確認しやすくなるでしょう。

有給休暇の取得状況が把握しやすくなる

派遣社員の年次有給休暇の取得状況をシステムで管理することで、取得状況が把握しすくなります。年次有給休暇が10日以上の労働者には、毎年5日間の年次有給休暇を取得させなければなりませんが、人材派遣管理システムにより、対象の派遣社員が何日取得しているかがわかりやすくなるでしょう。

給与計算にも対応

年次有給休暇を反映した給与計算についても、人材派遣管理システムで対応可能です。人材派遣管理システムが勤怠状況を管理しているため、給与計算における細かい確認の手間を減らしてくれるでしょう。

まとめ

派遣社員の年次有給休暇の管理に関する解説でした。年次有給休暇の付与・取得日数の管理や給与計算など、業務上の負荷は小さくありません。しかし、人材派遣管理システムを利用すれば、年次有給休暇の管理が簡単になるだけでなく、さまざまな業務効率を改善できるでしょう。管理における問題を抱えている場合は、人材派遣管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。