人材派遣管理システムを導入するにあたっての注意点

派遣労働者を派遣する会社では多くの派遣労働者をクライアント企業に派遣しますが、その管理が負担となっていることも多いのではないでしょうか。人材派遣管理システムは派遣労働者の勤怠管理などを一元的に管理でき非常に便利です。しかし使い方によっては活用しきれないこともあるため、上手に使うための注意点をお話ししていきます。

使用方法についてしっかりと理解すること

人材派遣管理システムを使用するに当っての注意点としてまず挙げられるのが、使用方法についてしっかりと把握することです。これは非常に当たり前のことですが、現実的に意外にこれが守られていないのです。取扱説明書やマニュアルを充分に読まず、いきなり使ったものの、使い方がわからないために充分な効果を得ることができない、といったケースは少なからず存在します。

まずは使用方法について、マニュアルなどでしっかりと理解するようにしましょう。ただ、マニュアルが分厚かったりするなどして、どうしても読む時間がない、といった問題もあります。システム使用者はさまざまな業務を抱えていますので、マニュアルなど読む時間がないのが現状といえます。

そこで活用したいのが、導入会社による、使用者を対象とした使用方法に関する導入時の説明会です。この説明会の開催にはコストがかかりますが、効率的かつ効果的に使用していくことを考慮しますと、お金を出してでも、ぜひ開催しておきたいところです。

また、システムの使用者全員がオペレーションを理解することで、認識の誤りや間違いなどが発生した際に迅速に対処しやすくなります。使用方法をしっかり理解することで、思わぬ活用方法や便利な使い方を発見できることもあるかもしれません。

引継書を作っておくとさらに効果的

導入時における使用方法の説明会の開催をすることによって、システム使用者は使用方法を充分に理解するようになり、その後システムを効率的かつ効果的に使用することが可能となります。しかし、ここでもう１つ問題があります。それはシステム使用者が異動になった場合です。

人材派遣管理システムのシステム使用者は永久的にそのシステムを使い続けるワケではありません。多くの場合、一定期間を過ぎれば、システム担当者は異動となり、新しいシステム担当者が従事することとなります。このとき、再度、導入会社による説明会を開催していたのでは、それこそコストがかかってしまいます。

そんなときの対応策としては、簡易な引継書を作成しておくことです。これはこれまでシステムを使用していたシステム使用者が人材派遣管理システムを使用するに当って必要最小限の使用方法についてまとめたもので、マニュアルのような分厚いものではなく、非常にコンパクトにまとめておくことがポイントです。

新しく着任したシステム使用者がそれを見れば短期間で使用方法を消化できますので、スムーズに使い続けることが可能となります。

バージョンアップにも注意しよう

そして忘れてはならない注意点がバージョンアップです。多くの人材派遣管理システムでは一定期間を経過すると、新しい機能が追加されるバージョンアップ機能が備えられています。

このバージョンアップ機能には無償で機能追加できる場合と、有償で機能追加できる場合の2種類あります。無償で機能追加できるものについては問題ないのですが、問題は有償で機能追加できるケースです。

この場合には注意が必要で、多く見受けられるのが、有償の機能追加の連絡が入りますと、その内容を確認せずにそのまま機能の追加を申し込んでしまう、といったケースです。バージョンアップ機能というと、どうしても必要な機能だと思い込み、そのまま確認もせずに申し込んでしまいますが、これはよくありません。

有償の機能追加の連絡が来ましたら、すぐに申し込むのではなく、まずはどういった機能が追加されるのか、そしてその機能が本当に必要なものかどうかを必ず確認するようにしてください。機能追加ばかりしたためにコストが圧迫したといったケースもありますので、有償の機能追加には充分に注意するようにしましょう。

近年は派遣労働者に対するニーズが高まっており、多くの企業でその導入が見られています。派遣会社においては多くの企業に派遣労働者を派遣している状況となっており、その適正な管理が求められているところです。そんな中で注目されているのが派遣労働者の勤怠管理などを行う人材派遣管理システムです。

人材派遣管理システムは有用なシステムである一方、使用するに当っての注意点もあります。その注意点としてまず挙げられるのが、マニュアルなどをよく読むことです。導入会社による操作説明会を開催するのも効果的です。

また、簡単な引継書を作っておくことも大切な注意点です。システム使用者が異動になった場合に備えて、こうした引継書を作っておけば後任の使用者もスムーズに使うことができます。さらに、有償の機能追加があった場合にはその内容や必要性を充分に確認するといった注意点もあります。人材派遣管理システム比較はこちらから