人材派遣管理システムを導入したことで得られる効果とは？

あらゆる分野でIT化が進み、業務の効率化と無駄を省くことが注目されています。人材派遣管理システムを導入することで得られる効果はたくさんあります。ペーパーレス化によるコストの削減や作業工数と時間、および人材派遣スタッフの残業削減など、あらゆる場面で効果が得られるようです。

ペーパーレス化によるコスト削減

人材派遣を行ううえで重要になってくるのが、派遣先会社や派遣スタッフの個人情報管理です。それぞれの情報を紙で管理するのが主流でした。しかし、紙で管理するということは、慎重に保管しなければいけません。紛失するリスクと隣り合わせです。

また、派遣スタッフの個人情報も引越しや結婚など年々変化します。その都度に紙で記入し直すのも大変です。個人情報の保管場所も考える必要があります。鍵のかかる部屋と机など、機密の等級を考慮した保管場所を手配するのも労力がかかってしまうでしょう。労働基準法第109条により、労働者名簿や賃金台帳、タイムカードなどの労働に関わる書類は、3年間の保存が義務つけられています。

そのため、労働者の個人情報を簡単に処分できず、毎月増えていくばかりです。個人情報などの情報が増えれば増えるほど、紙での管理が大変になります。期限を過ぎた個人情報などは、適正に処分しなければいけませんが、紙媒体だと処分にもコストと時間がかかってしまいます。

ここで、注目したいのが、ペーパーレス化による管理コストの削減です。人材派遣管理システムを利用することで、派遣先会社や派遣スタッフの個人情報をシステム上で一元管理できます。システム上で一元管理することで、即座に必要な情報を引き出すこともできます。

派遣スタッフの所有資格や経験なども一目瞭然のため、派遣のマッチングにも役立てるでしょう。セキュリティ対策もしっかり行われているシステムがほとんどのため、紛失や盗難などのリスクも激減します。人材派遣管理システムの導入で、ペーパーレス化をした場合の成果は大きいです。

作業工数・時間を削減

人材派遣管理システムの導入により、派遣スタッフから出退勤のデータが毎日リアルタイムで送られてきます。これにより、人材派遣会社の勤怠管理スタッフが勤怠表を待って手入力するという業務が不要になります。勤怠表が不着の場合は、連絡する手間がありました。

また、手入力をするということは、その分労力もかかり、入力ミスの原因にもなります。人材派遣管理システムの導入でこれらの手間を省くことができ、作業工数や時間を大幅に削減できます。派遣スタッフへの給与の支払いや派遣先への請求も一元管理できるため、業務の効率化と経営状態の把握や改善にも役立つようです。勤怠管理機能と給与計算機能の両方の機能を搭載したシステムなら、出勤に合わせた給与計算や労務管理が可能です。

また、外部の勤怠管理システムとの連帯や給与前払いなどの多岐にわたる支払い形態、年末調整に対応しているシステムもあります。人材派遣管理システムの導入により、業務の効果率化が図れるだけでなく、管理スタッフの作業工数や時間も大幅に削減できることが容易に想像できます。

人材派遣会社の担当者の残業削減

勤怠管理機能や給与計算機能、ペーパーレス化などにより、人材派遣会社管理担当者の残業を大幅に削減できるでしょう。人材派遣管理システムを利用することで、今まで管理コストや作業の手間がかかっていた業務のほとんどが、システム上で管理できるようになります。2020年4月1日より、企業の規模にかかわらず、すべての企業に残業規制が実施されました。まだ記憶に新しいですが、多くの企業に早くも浸透してきていることでしょう。

従来の36協定は、「残業時間を月45時間・年間360時間まで可」となっていましたが、2020年の4月以降は、月45時間超えの残業は、年に6回までと決められました。この他にも、1か月の残業上限が100時間未満や複数月の残業時間は平均80時間以内などの規制もあります。厚生労働省より新たに設けられた36協定を守るだけではいけません。労働者に対する安全配慮義務があるため、残業時間の上限を守っているからといって上限ギリギリの残業を命令するのは、違反になることもあります。

働き方改革として、残業の削減に注力して取り組んでいる会社も多くあります。人材派遣管理スタッフの業務も多く、残業時間が増えてしまうようです。こうした派遣スタッフ管理によるさまざまな業務の影響による残業を削減する方法として人材派遣管理システムを利用するのは非常に効果があるでしょう。

人材派遣管理システムを利用することで、法令を遵守し、派遣スタッフや管理スタッフの健康状態にも配慮に役立てられます。また、業務の効率化と無駄を省くこともできます。人材派遣管理システムを導入するためには、コストが必要ですがそれに見合った充分な成果を得られることが期待できるようです。