人材派遣管理システムにはカスタマイズが必須！？理由を解説！

法改正や働き方の多様性を踏まえて、人材派遣管理システムのカスタマイズは必須となるでしょう。カスタマイズできるものを選択して、業務が滞ることなく実施できるようにしていきましょう。この際、選び方の注意点についても紹介するので、興味がある人は今回の記事を参考にしてください。

人材派遣管理システムにカスタマイズ機能が必須な理由

カスタマイズは必須といえるでしょう。

人材派遣管理システムとは

派遣社員の管理を行うために必要なシステムのことです。主に、情報管理や勤怠管理を行うときに使用します。派遣スタッフの数を増やすことは、派遣会社が利益を向上させるために必要なことですが、派遣スタッフの数が増えれば管理面で苦労することになります。そこで、人材派遣管理システムをカスタマイズして、より便利に、正確に管理することをしていく必要があります。

より使いやすくバージョンアップさせていくことが重要だから

法改正や働き方の多様化に対応しなくてはいけないため、バージョンアップは重要です。たとえば、義務化されていることを怠ると義務違反となり、行政処分の対象となってしまう場合があります。派遣会社にとって大きなマイナスとなってしまうので、時代の流れに遅れないように準備しましょう。

使い勝手が悪くなるものは選択しないようにする

導入後に使い勝手が悪いことが分かるケースがあります。また、バージョンアップできないものもあるでしょう。そのようなものは選択せずに、カスタマイズ可能なものを選択しましょう。

カスタマイズできない人材派遣管理システムのデメリット

デメリットを2つ紹介します。

継続して使用することが難しくなる

当時としては最新のものであっても、時間が経過するとそのようなことはなくなります。使いやすさや便利さを求めて導入したにもかかわらず、効率がよくない業務を継続するのはフラストレーションを蓄積させてしまいます。導入してから間もなく使用されなくなってしまうので、費用対効果が悪くなるでしょう。そのようなことにならないように、導入前には将来のことを予測して決定しましょう。

コンプライアンス対応ができなくなる

たびたび起こる法改正に対応できなくなってしまいます。コンプライアンス対応ができないと、派遣会社としては致命傷です。企業の信用度にも影響を与えてしまうので、そのようなことにならないようにしましょう。

人材派遣管理システムをカスタマイズするときのポイント

使いやすさだけを追求するのではなく、慎重に取り扱えるかどうかも確認しましょう。

自社の派遣業務一式をシステム上でカバーできるか

管理する項目は、スタッフ、派遣先企業、シフト、給与、面談の設定などになります。項目が多岐にわたるので、効率性ばかり重視してしまいがちですが、慎重に取り扱わなくてはいけない項目もあるので、そのバランスが重要です。

買い切り型かサブスクリプション型か

買い切り型は、初期費用が高いことと、自社でセットアップする必要があるのがデメリットですが、ランニングコストを抑えられるメリットがあります。サブスクリプション型は、ランニングコストが高いデメリットがありますが、初期費用が安く、バージョンアップのサポートを受けられるメリットがあります。

法令の改正に併せてアップデートが可能か

法改正に連動して人材派遣管理システムのアップデートが可能であれば、煩わしい業務から解放されます。生産性を高めることができるでしょう。

給与計算システムとの連携機能

経理スタッフの負担軽減にもなるので、導入を検討してみましょう。派遣スタッフの勤怠や面談の記録が管理できます。

勤怠管理システムとの連携機能

連動させると便利な機能は、連動させるようにしましょう。派遣スタッフの勤怠や派遣先企業への確認作業がスムーズにはかどります。

人材派遣管理システムを選ぶときの注意点

すぐに戦力化できることと、セキュリティ面が優れていることは重要なポイントです。

導入サポートの手厚さ

新しい機材を導入したものの、ITに長けているスタッフばかりではないでしょう。操作ガイドや説明書を確認しながら操作を進めていくだけでは、戦力化するのに思ったよりも時間を要してしまいます。新しい機材を導入する際は、サポートの手厚さも確認しておきましょう。基本的な操作方法や、使用頻度が高い作業の手順などをサポートしてくれるだけでも、派遣先企業は助かります。

セキュリティ

外部からのアクセスを遮断する試みを実施し、二段階認証を導入するなどして、セキュリティを万全にできるかどうかを確認しましょう。

まとめ

派遣会社に合ったものを選択するようにしましょう。この際、費用対効果が高いものを選定して、買い切り型にするのかサブスクリプション型にするのかを決定してください。また、各種システムの連携機能があれば、担当スタッフの負担が軽減します。派遣スタッフの数が増加している派遣会社こそ積極的に導入を検討していきましょう。どのようなものを導入してよいのか分からないときは、インターネットなどで調べてみてください。実際に使用している人のクチコミも参考になるでしょう。