人材派遣会社で起こり得る課題とは？管理システムの導入を検討しよう！

スタッフの個人情報や顧客情報など、たくさんの情報を管理しなければいけない人材派遣会社において、業務に関しての課題はとても多くあるとされています。業務効率化を図るには、どのようにしていけばよいのでしょうか。導入コストはかかりますが、管理システムを活用することで、これらの課題が解決しやすくなります。詳しくみてみましょう。

人材派遣会社で起こり得る課題とは？

人材派遣会社にはさまざまな課題があります。具体的にどのような課題があるのでしょうか。

情報管理が膨大で業務管理が大変

人材派遣会社では、管理しなければいけない情報がとても多くあります。登録している派遣スタッフの情報、派遣先企業の情報、仕事をしているスタッフの勤怠管理、給与管理、派遣先企業への請求や売上管理、その他法令で必要とされている書類の管理など、本当にたくさんの情報を管理しているのです。

とくに大変なのが、勤怠管理です。勤怠管理に関しては、派遣先企業でタイムカードを使う場合とそうでない場合などがあり、個別に管理していかなければなりません。手書きの場合は、記入漏れがあると入力したデータも間違えていることになってしまいます。このような点は、人材派遣会社ならではの特徴で、どのようにすれば効率化できるのかが大きな課題となってきます。

テレワークへの対応も考えなければいけない

近年、テレワークという働き方が推奨されるようになりました。大企業を中心に、在宅ワーク化が進むなか、派遣社員もテレワークを活用するような動きがみられています。しかし、すぐにテレワーク化していくことはなかなか難しいといえるでしょう。とくに事務のお仕事に関しては、在宅ワーク化を進める動きが多いため、人材派遣会社でもこの流れに早急に対応していく必要があります。テレワークに対応しない場合、リスクもあります。

まず、人材や雇用の確保が難しくなることが挙げられます。人材派遣会社は、コロナ禍に求人数が減少しました。企業が新たな人材を採用することを控えているからです。しかし、時代の流れに合わせてテレワーク可能な体制を整えておくことで、顧客の要望に合う形で、人材を配置することが可能になります。

テレワークを導入していないことによる業務の負担もあるでしょう。派遣会社の自社社員も、スタッフとのやり取りにおいて出社しなければならないということが出てきてしまうからです。テレワークに対応できるようにしておくことは、今後のことも考えると必須といえるのではないでしょうか。テレワークの導入には、コストがかかりますがメリットは大きいといえます。

まず、優秀な人材の確保をしやすくなるということがあるでしょう。柔軟な働き方ができる分、テレワークで派遣社員として仕事がしたいという人が増えるからです。また、初期投資は必要ですが、交通費の支給など考えなくてよいため、経費を抑えることができるといえます。登録している社員のテレワーク化が上手くいけば、自社社員もテレワークしやすくなり、テナント代や大型のコピー機やファックスなどの費用も削減できるでしょう。

人材派遣会社は人材派遣管理システムの導入がおすすめ！

このような人材派遣会社の抱える問題を解決する方法として、人材派遣管理システムの導入が挙げられます。人材派遣管理システムを導入することで情報を一括管理できるので、業務がスムーズになるのです。必要以上の労力をかけずに業務ができ、働く社員のプライベートの時間も確保しやすくなるといえます。

働き方改革が進めていくために、取り入れるべきシステムといえるでしょう。人材管理システムは、テレワークにも対応可能です。スマートフォンとの連携もできるシステムも増えているので、それらを選べばテレワークにもスムーズに対応できます。

人材派遣管理システムは自社に合ったものを選ぼう！

人材派遣管理システムは、さまざまな種類があります。選び方のコツをまとめておきます。

使いこなせるかどうか

自社社員が使いこなせるソフトなのかどうか見極めましょう。いくら高性能でも、使いこなせなければ意味がありません。使い方がマスターできずかえって時間を割いてしまうとなれば、業務効率化が成功したとはいえません。業務効率化したい工程や課題を書き出し、課題に合うソフトなのかどうか見極めてください。

セキュリティについて確認

個人情報を多く取り扱っている人材派遣会社において、セキュリティ管理は徹底しなければならない事項です。セキュリティ管理がしっかりできるサービスを選びましょう。

柔軟カスタマイズできるか

人材派遣会社では、さまざまな情報を管理しますが、管理ソフトの機能の中に自社では不要だと感じるものもあるかもしれませんね。そのような場合、必要な機能だけを選択できるようになっていると便利です。また外部システムとの連携などもあれば、より便利に使えるでしょう。

サポートは充実しているか

管理システムは、不具合が生じてしまうこともあるでしょう。また使い方がわからないといった場合のサポートもあったほうが安心です。何らかのトラブルがあった際に、迅速に対応してくれるかどうかという点を確認しましょう。

人材派遣管理システムは、とても便利なものですが導入するサービスの選び方を間違えてしまうと、逆効果ということがあるため注意しなければいけません。まずは、導入前に体験できるサービスを見つけてみましょう。