人材派遣管理システムは無料期間を利用して機能を比較

人材派遣ビジネスには、労働者派遣の特別な留意点がいくつかあります。労働者が希望する雇用条件とのマッチング、日々の業務の派遣先での勤怠管理データの把握や給与計算などの課題を解決できるシステムが人材派遣管理システムです。無料使用期間が設定されていることが多いので、この期間に自社の課題をクリアできるかどうか確認しましょう。

人材派遣ビジネスが抱える特有の課題とは

人材派遣ビジネスは、あくまで派遣元企業と雇用契約を締結しながら、実際の就業場所は別の事業会社であるため、特殊な業務形態に見えるでしょう。

まず派遣元会社とスタッフが労働契約を締結し、自社が保有する求人先とスタッフのマッチングを行います。スタッフは派遣先企業で就業することになりますが、両者が労働契約を結んでいないため、あくまで派遣元会社を介在しての労働役務の提供ということになるのです。

このように雇用者と就業場所の違いという派遣事業特有の独自性は、スタッフとの間でさまざまな課題を提起します。当初の派遣先の就業条件はもちろん、日々の労働時間なども正確に把握することは困難でしょう。派遣元企業からすると、個々のスタッフのデータを反映させることは難しいことなのです。勤怠管理を直接管理できない上に、スタッフの給与や雇用条件もクライアント企業によっても異なっています。

つまり派遣元企業は、スタッフに関する多面的なデータを効率的にまとめて正確にデータ管理を実践することが何よりも求められるでしょう。このようなニーズに応えてくれるのが人材派遣管理システムなのです。

人材派遣管理システムは、スタッフの勤怠管理を効率化する機能が実装されているばかりでなく、給与計算や営業活動で獲得した派遣先データの管理や登録などにも対応した機能を備えているタイプも登場しています。

人材派遣管理システムの主な機能

人材派遣システムは、人材派遣会社が自社スタッフの勤怠管理や給与計算、派遣先データの管理などを行うことを意味します。このシステムを導入することにより、日頃の煩わしい業務を効率化し、データ管理を一元化することにより無駄なコストを削減することも可能です。人材派遣管理システム導入後の業務をイメージできるように少し紹介しましょう。

人材派遣管理システムの主な機能としては、自社が抱えているスタッフに関する正確な情報管理です。氏名や住所、年齢などの基本データから、職歴や人材評価などのデータまですべてまとめて管理します。人材派遣会社では、抱えるスタッフが数百人を超えることも珍しくありません。

これほど多くの人数のスタッフの重要な基本情報を紙ベースで管理することは、事務手続きの負担だけでなくセキュリティや効率的な業務展開などの観点からも好ましくないでしょう。そのため、スタッフそれぞれのデータ管理に特化した人材派遣管理システムは、必須のアイテムと評価されているのです。

人材派遣管理システムでは、派遣先の求人情報についても登録できます。スタッフの職歴や希望する就業条件、そしてクライアント企業の求人情報を登録しておくことで、両者の希望のミスマッチを防止することが可能です。さらに、スタッフの日々の正確な労働時間や残業時間も人材派遣管理システムなら、事務的且つ容易に把握できます。

メリットとデメリットをふまえて導入すること

人材派遣管理システムを導入することで、スタッフの労働時間を正確に把握することが可能です。タイムカード打刻では、派遣先担当者の承認を得る必要があるので、残業時間を申告しづらい側面があります。人材派遣管理システムでは各種の端末を介して簡単に行えるでしょう。

派遣先担当者にとっても、これまで打刻やシフト管理、休暇申請管理などに至るまで電話やファックスを介在していましたが、これらの手間を一律に削減できます。しかしながら人材派遣管理システム導入にはコストがかかるのも事実です。導入時だけでなく、その後の運用コストも想定する必要があります。

クラウド型のシステムでは月額利用料がかかりますが、インストール型ではイニシャルコストが膨らむでしょう。人材派遣管理システム導入にあたってのさまざまな留意事項が存在することから、多くのシステムでは無料の利用期間が設定されています。

一定のお試し期間が設けられており、30日前後の無料期間となっていることが多いです。中には初期費用が無料で提供されるシステムもあり、自社の予算に応じて選択していけばコストパフォーマンス面でも満足度が高くなるでしょう。

しかし無料ですべてのサービスを利用できる人材派遣管理システムは存在しません。システムではスタッフの個人情報だけでなくマイナンバーや社会保険なども扱います。セキュリティ面でのリスクも踏まえれば、ある程度のコストは覚悟する必要があるようです。

人材派遣管理システムは、人材派遣会社の業務を効率的に運用するうえでは必須のシステムです。スタッフの個人情報や希望する就業条件のほか、クライアントの求人情報なども一元で管理できます。30日ほどの無料期間が設定されていることが多いので、実際に利用してみて導入を検討することをおすすめします。