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派遣先管理台帳って何?記載内容や作成方法などを詳しく解説!


派遣労働者の権利を守るため、派遣先と派遣元でしっかりと連携をとり、安定した雇用や労働環境を整える派遣法という法律が定められていることをご存知でしょうか。派遣法の中で、派遣社員を受け入れる企業は派遣先管理台帳を作成することが義務付けられています。本記事では、派遣先管理台帳の記載内容や作成方法などをご紹介します。

派遣先管理台帳とは

派遣先管理台帳は、派遣社員を迎え入れる企業が作成すべき書類で、派遣社員の就労実態を把握し、派遣元と共有するための書類です。

派遣社員の状況を把握

派遣先管理台帳は、派遣社員の就労時間や就労日数、就労場所など、就労状況をしっかりと把握するための資料です。派遣先で把握した就労実態を派遣元へ共有することで、派遣社員の労働環境を守り、同時に雇用管理を行います。

保管期間

派遣先管理台帳は、派遣社員の契約が終了してから3年間の保管期間が設けられています。派遣期間が終了したからといって破棄してしまうと法令違反となるため注意が必要です。

ひとりずつ作成

派遣先管理台帳は、従業員ごとに作成する必要があります。派遣元へ通知するときも、保管するときも、しっかりとひとりひとりの書類を作成、保管しましょう。

派遣先管理台帳の記載内容

記載事項に関しては、法定項目として定められています。

派遣社員について

派遣社員の情報については、細かく記載事項が定められています。派遣社員の氏名、紹介予定派遣であるかどうか、協定対象派遣労働者かどうか、年齢は60歳以上かどうか、有期無期どちらの契約で、雇用保険や社会保険加入の有無があるかを記載します。派遣契約が派遣受け入れ期間の制限を受けない業務の場合は、労働者個別契約書の内容の記載も必要になります。

さらに、実際の就労日や就労時間、休憩時間、従事した業務の種類や内容、責任の程度、教育訓練を受けた場合は日時と内容なども記載します。実際の就労日や就労時間などは、タイムカードで行う場合もあるため、タイムカードもしっかりと管理しましょう。

派遣元事業者について

派遣元事業者についての情報は、派遣元の事業所名と所在地、責任者を記載します。

派遣先事業者について

派遣先の事業者は、派遣先事業者の事業所名と所在地、責任者や部署名について記載が必要です。さらに、派遣社員から苦情があった場合には、苦情の内容や処理方法についても記載します。

派遣先管理台帳の通知義務

派遣先は、派遣元へそれぞれの派遣先管理台帳を通知する義務があります。

項目

通知する内容としては、氏名、就労日、始業と就業、休憩の時刻、業務の種類や内容、就業場所、就労した業務に対する責任の程度を記載します。

期間と方法

1か月に1回以上、期日を定めて定期的に派遣元へ提出する必要があります。提出方法は、書面かFAX、電子メールで行います。

派遣元から請求があった場合

決められた期日以外でも、派遣元から請求があった場合は、派遣先管理台帳を派遣社員ごとに書面かFAX、電子メールで通知する必要があります。請求があったときに慌てずに提出できるよう、常にアップデートして準備をしておきましょう。

派遣先管理台帳を作成できる人材派遣管理システムもある

ここまで説明した通り、派遣先管理台帳は提出の頻度が高く、記載事項も多いため、作成が煩雑で管理に人件費を要します。そこで派遣先管理台帳を作成できる人材管理システムを利用するのもひとつの手です。

作業の効率化

派遣社員の受け入れには、派遣先管理台帳だけにとどまらず、各種契約書や書類の作成など多くの作業が発生します。人材派遣管理システムを利用することで、派遣社員の管理のために発生する人件費の削減が可能です。同じ内容を何度も入力する手間を削減することや、手作業によるミスを防ぐため、派遣元とのトラブルも回避も期待できます。

管理コストの削減

派遣先管理台帳は、しっかりと管理を行わないと法令違反に当たる場合があります。人材派遣管理システムを利用することで、規定通りに書類作成、保管、さらに規定通りに通知するなど、必要な管理の多くを自動化することが可能です。書類やデータの管理コストから解放されるため、会社としても安心して派遣社員を受け入れることができるでしょう。

まとめ

派遣先管理台帳の記載内容や作成方法、通知方法などをご紹介しました。派遣先管理台帳は、派遣社員が契約通りに働く環境がしっかりと整っているか確認し、派遣元と派遣先で情報を共有する大切な書類です。しかし、書類への記載事項が多く提出頻度も高いため、手間と管理コストがかかってしまうのが難点です。人件費削減のために雇い入れた派遣社員の管理コストがかかっては本末転倒ではないでしょうか。人材派遣管理システムを導入することで、各種契約書の作成や管理台帳の作成、管理までが一元化され、手間やミス、管理コストから解放されます。派遣社員の雇用を考えている場合は、同時に人材派遣管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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