請求業務はどうしてる？データを統一すれば楽になる！

人材派遣会社では契約した派遣先に請求をして費用を徴収することが必要ですが、どのようにして業務をおこなっているでしょうか。

やり方は会社によって千差万別で、それぞれの派遣先からいくら徴収すれば良いかを計算したり、その明細をまとめたりするのに多大な労力がかかっていることも稀ではありません。

問題点が何なのかをまず確認しよう

人材派遣管理システムを使うメリットを理解するためには、まず何が問題で請求業務が大変になってしまっているのかを確認しておく必要があります。派遣会社で多大な労力がかかる業務となってしまっている理由は大きく分けると二つです。

一つ目はいくら徴収すれば良いかがスタッフの勤怠状況によって変化するからです。給与計算をする場合と同じように出勤して働いた時間によっていくら払うべきかが決まるというのが基本で、毎月一定の料金になっているということはありません。欠勤したり遅刻したりした日があれば減額し、協議のうえで残業をしたり休日出勤をしたりした場合には契約内容に従った手当分も派遣先に払ってもらう必要が生じます。

もともと土日や深夜時間帯の勤務が含まれている場合にも、その時間帯は割増料金になるのが普通なので、その点も加味していくらになるかを一人一人計算しなければなりません。同じ現場に二人派遣されているという場合でも契約内容が違い、勤怠状況も異なっているでしょう。

二つ目は派遣先による違いがあるからです。どの企業に対しても全く同じ料金システムを提供している会社もありますが、業務内容や現場の状況に応じて柔軟に対応しなければならないことも少なくありません。

5人の派遣を依頼したいといったときにはマージンを少しディスカウントするといったケースもあるでしょう。契約内容によってはペナルティが課されるようなこともあり、スタッフの勤怠状況だけでなく派遣先からの処遇に応じて費用が変わることもあります。

さらに、派遣先によって勤怠管理の仕方も異なっていて、タイムカードを使っているところもあれば自己申告のところも、オンラインシステムを利用しているところもあるのが実態です。このような違いに対して全て個別に対応しなければならないのが業務を大変にしている原因となっています。

勤怠管理とそれに基づく計算をひとまとめにできる

人材派遣管理システムを使うことで勤怠管理に基づいて請求額を計算するプロセスとひとまとめにすることができます。順を追ってどのようにして一元管理ができるようになるのかを確認しておきましょう。

まず、システムに合っている勤怠管理の仕方をスタッフに対して適用することが可能です。派遣先の勤怠管理とは独立してスマホなどを使って簡単に打刻できるシステムにすることで勤怠データが統一されます。どんな派遣先に行っているスタッフであっても同じように打刻が管理され、欠勤や早退、遅刻についても記録されるので、データの運用が容易になるでしょう。

いくら徴収しなければならないかは、この勤怠データに基づいて金額をすることでわかります。派遣先との契約内容から自動で計算させることが可能です。特別な手当などを支給したときには補正をかける必要がありますが、基本的には初期設定をして勤怠状況による費用を計算できるようにしておいてしまえば、特に何もすることなく派遣先への請求額が算出されます。

料金体系がいくつかのプランに分かれているなら、派遣先が決まったときにどのプランになっているかをスタッフごとに登録しておけば問題ありません。あとは請求書を作成して派遣先に送れば業務は終わります。

請求書も統一できて管理も容易になる

請求をした後に必要な業務についても簡単におこなえるようになるということも知っておきましょう。

人材派遣管理システムを使うとどの派遣先に対しても統一された請求書を作成して送ることができます。電子データで良い場合にはシステム上から送信することも可能です。同じフォーマットになっていると社内でも内容を即座に見て取れるので便利でしょう。

また、このデータは全てシステム上に一元的に管理されるのも魅力です。将来的に履歴を確認したいときにも容易に検索することができるので、監査などで問題を指摘されたときや、派遣先から問い合わせがあったときにもすぐに対応できるでしょう。

人材派遣管理システムを使うことで請求業務の労力を軽減しつつ正確におこなえるようになります。

勤怠管理をシステム上でおこなえるようにすることで勤怠データを統一することができるでしょう。それに基づいて金額を計算する部分については基本的には全て自動化できてしまうのが人材派遣管理システムの魅力です。

請求書も統一されてわかりやすくなり、システム上で一元管理できるので履歴を調べるのも簡単になります。運用を始めてしまえば派遣会社内で働くスタッフの負担が軽減されるので早い段階で導入を検討するのが良いでしょう。