人材派遣管理システムは導入後のアフターフォローも重要！

人材派遣管理システムは、勤怠態度や給与などの多くのデータを一元管理できるため、管理コストを大幅に下げられます。しかし、「使用方法が不明」「わからないことが多い」など人材派遣管理システム導入後に操作方法などで困っている人も少なくありません。人材派遣管理システムを導入したら終わりではなく、導入後のアフターフォロー体制も重要です。

わからないことがあればいつでも問い合わせができる

人材派遣管理システムは導入すると便利ですが、わからないことも多く出てきます。わからないことが出てくるたびに、調べたりマニュアルを読んだりして手が止まって業務がはかどらないこともしばしばあります。しかし、人材派遣管理システムを提供している会社は多くあるようです。

そのほとんどに、ヘルプデスクのようなお問い合わせに対応するサービスがあります。操作に困ったときやより効率よく製品の能力を最大限に活かした使用方法を知りたいときなどに、さまざまな疑問に答えてくれます。ヘルプデスク専任オペレーターが基本的な操作方法やシステムに関することを丁寧に答えてくれるため、操作に慣れない使用初期の頃でも安心して利用できるでしょう。電話だけでは、伝えにくい質問もあると思います。

そういった場合でも安心です。利用する人材派遣管理システムにもよりますが、電話だけで伝えるのが難しい場合は、同じ画面をヘルプデスクのオペレーターを共有しながら会話することもできます。気持ちのよい受け答えができるよう、独自に研修を実施してサービス品質の向上を目指している会社もたくさんあります。

そのため、「うまく伝えられるか不安」「話があまりうまくない」と思っている方でも、安心して利用できる人材派遣管理システムが多くあるでしょう。とくに、導入したばかりの頃はわからないことが多いと思いますが、使っていくうちに慣れてくるでしょう。

また、使えば使うほど新機能なども発見し、より作業効率を上げることもできるでしょう。わからないことが減れば減るほど、知識がついてくるので新たにシステムを操作する人が来ても教えられるため、手間なく引き継ぎなどもできます。人材派遣管理システムによって多少サービス内容が異なりますが、問い合わせに対応してくれないところはほとんどないです。

トラブルが起きても迅速に対応してもらえる

システムが立ち上がらないなどのトラブルが起こっても迅速に対応してくれるところが多いです。ただ、サポートが有料なところや別途契約が必要などの条件付きの場合もあるため、導入前によく確認しておきましょう。

ダイレクトに問い合わせができるメニュー付の人材派遣管理システムもあります。サポートセンターとのコンタクトが簡単かつ迅速に行うことができます。人材派遣管理システムのデータは、データベースに保管されるようです。データベースが悪いと人材情報の利用制限がかかることもあります。

データベースは、エンジニアが構築するため、エンジニアの能力によってデータベースの良し悪しが決まります。経験豊富なエンジニアがいるところや運営年数が長い人生派遣管理システムを運営している会社はトラブルが少ない可能性が高いでしょう。

ただ、あまりにもトラブルが多すぎるのも問題です。トラブルが起こった際に、迅速に対応してもらえるのは大前提として、あまりトラブルが多すぎても使い物になりません。人材派遣管理システムの導入日数や導入負担は利用するシステムによって異なります。導入負担が大きい場合は、人材派遣管理システムの目的からしたら本末転倒です。そのため、導入する人材派遣管理システムは慎重に見極める必要があります。

最新のシステムに無料でバージョンアップしてくれる

人材派遣管理システムは、定期的に内容のバージョンアップを行っています。利用している製品の後継製品が発売された際に、無料でバージョンアップしてくれる人材派遣管理システムを使用しましょう。バージョンアップしないとトラブルなどの不具合の原因になるので、バージョンアップ内容を確認しておきましょう。

法改正への対応も無料でバージョンアップとサポートつきのシステムもあるので、初めて人材派遣管理システムを利用する企業でも安心して利用できます。バージョンアップによって、人材派遣管理システムに新たな機能が追加されることもしばしばあります。派遣スタッフの管理や仕事の管理、契約書の発行、給与計算などの基本機能などの利便性がより高くなるようです。

セキュリティ面やサポート体制の強化サービスは利用者にとって非常に心強いでしょう。また、すでに利用している自社のシステムとの連動ができると、ExcelやCSVでの再出力などの手間のかかる作業を省略できます。とくに、給与計算や勤怠管理との連帯ができるサービスがあると安心でしょう。人事派遣管理システムを導入する際は、アフターフォローが充実しているものを選ぶ良いですよ。